Comment organiser un événement d’entreprise pour sa communication interne ?

Les événements d’entreprise sont très à la mode dans la communication d’aujourd’hui. D’abord, parce que c’est un moyen de créer des actions concrètes, des rencontres, du branding. Ensuite, parce que son usage peut se faire dans le cadre d’une communication externe ou interne. Sur ce dernier point, l’émergence récente des solutions incentives, des soirées du personnel ou encore des organisations de team building permettent d’améliorer les échanges entre dirigeants et collaborateurs d’une même entité.

Comment procéder à la mise en place ?

Comme toujours, et nous l’avons à de maintes reprises évoqué sur ce blog, il faut se fixer un objectif. A près tout, organiser un séminaire peut être strictement à l’attention des salariés mais peut également être exploité pour faire venir des partenaires, qu’ils soient clients ou fournisseurs de l’entreprise. Il est important ensuite de préparer la mise en place d’un agenda ou d’un rétroplanning.

Pensez à mobiliser une personne ressource qui saura chercher l’information dans et en dehors de votre entreprise.

Procédez ensuite à des réunions de cadrage pour valider les objectifs, mettre en place le planning et observer à l’aide d’outils d’analyses (par exemple un questionnaire) les ressentis après l’événement.

Passer par un prestataire technique événementiel ?

Sur le marché, il existe de nombreux prestataires techniques événementiels dans toutes les régions françaises. On peut citer notamment Technilive à Lyon qui propose notamment de la sonorisation et des jeux de lumière pour de grands événements. Il existe aussi de plus petits prestataires locaux qu’il est possible de contacter par exemple pour des mariages ou pour animer une petite soirée entre amis mais pour une entreprise, il est important de vérifier plusieurs points comme :

  • Le fait que la société prestataire d’événements ait une assurance responsabilité civile est essentiel, notamment en cas de problèmes concernant la livraison à temps du matériel, ou encore pour la sécurité de l’event ;
  • Le fait que l’entreprise choisie ait bien des références en rapport avec l’organisation de l’événement, au moins par sa taille et ses enjeux ;
  • Le fait qu’elle s’emploie à vous conseiller et vous accompagner de l’idée à la réalisation de l’événement, en se basant sur son expérience particulièrement.

Comment faire participer l’ensemble des salariés ?

Pour les séminaires et le team building en particulier, il est important de faire participer chacun des collaborateurs. La création de cohésion dans les équipes dépend avant tout de l’organisation et du programme choisi. Attention toutefois, il vaut mieux préalablement faire quelques enquêtes et prendre des informations relatives aux risques. ensuite, créez du teasing et un petit storytelling interne jusqu’à l’événement !

Pour communiquer avec l’ensemble du personnel tout en gardant un petit effet surprise, arrangez-vous pour faire passer une note interne.

Par exemple, sur le plan de l’alimentation, se renseigner sur les allergies est important pour le manager. De même, récemment, un cadre a été condamné pour les risques qu’il faisait subir à ses collaborateurs en raison d’un jeu qui consistait à les faire marcher sur des tessons de bouteilles. Voir à ce propos l’article très intéressant de France Info. De l’inconscience communicative et collective qui frise, si cela ne représentait pas par ailleurs un risque en particulier avec les pressions de groupe dans ce genre d’événement, le ridicule.

C.S

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