Quelles sont les principales méthodes d'entretiens professionnels ?
On peut ici décliner quatre typologies d'entretiens différentes qui sont :- Le face à face ;
- L'entretien face à un jury ;
- Les entretiens à la chaîne ;
- L'entretien de groupe.
Le face à face
C'est probablement la méthode d'entretien professionnelle la plus utilisée par les TPE (Très Petites Entreprises) mais pas seulement. Dans ce déroulé, il se conduit directement entre le recruteur et le candidat. Les questions les plus couramment utilisées tournent d'abord autour de la présentation :- Pouvez-vous vous présenter ?
- Que savez-vous de l'entreprise ?
- Qu'aimeriez-vous faire une fois en poste ?
- Pourquoi avez-vous répondu à l'offre ?
- Quelles sont vos disponibilités ?
- Que ferez-vous dans cinq ans ?
- etc.
L'entretien face à un jury
Dans cette configuration de conduite d'entretien professionnel, plusieurs recruteurs ou responsables de l'organisation ou de l'entreprise reçoivent ensemble le candidat. C'est une méthode qui a l'inconvénient d'être contraignante car elle nécessite de réunir plusieurs personnes dont les avis sont ensuite confrontés, ce qui implique ainsi une charge de travail supplémentaire et la monopolisation de ressources parfois productives de l'entreprise. Elle peut toutefois complètement se justifier, notamment si pour des raisons liées à la nature du poste, un technicien doit être présent afin de vérifier les capacités professionnelles que le recruteur classique aurait du mal à identifier, estimer, juger. Pour structurer cette partie de l'échange, il est utile de savoir évaluer les compétences techniques d'un candidat à l'aide de questions et d'exercices préparés à l'avance.Les entretiens à la chaîne
On le voit parfois sur des postes très largement demandés, notamment les postes à responsabilités comme les managers, les chefs de projets, etc. Dans cette configuration, une ou plusieurs embauches se feront après plusieurs entretiens individuels qui se succèdent. Le candidat rencontre alors en premier lieu un responsable de recrutement chargé de retenir les meilleurs profils pour les présenter ensuite au supérieur hiérarchique concerné par le poste à pourvoir. Pour le candidat, l'exercice n'est donc pas ici simplement de répéter en fonction de l'interlocuteur les mêmes éléments. L'identification et le rôle de chaque recruteur est à bien comprendre et pour l'entreprise à bien définir.L'entretien en groupe
Pour une embauche en particulier, plusieurs candidats sont convoqués en même temps. Dans ce format, l'entretien professionnel permet de tester la personnalité des candidats avant tout, notamment leurs compétences managériales et leur sens relationnel dans un contexte que l'on pourra identifier comme extrême, à savoir la concurrence avec d'autres candidats. C'est une méthode largement éprouvée et encore utilisée par des PME et des Grands comptes. elle se révèle également très utile pour l'embauche de cadres ou de personnes ayant de futures responsabilités hiérarchiques au sein de l'entreprise. Elle permet également de vérifier l'état des motivations du futur salarié.Préparer l'entretien avant de recevoir le candidat
Un entretien réussi se prépare. Relisez la fiche de poste et listez les compétences réellement indispensables, en les distinguant de celles qui seraient simplement appréciées. À partir de cette liste, construisez une grille d'évaluation commune à tous les candidats : elle garantit que chacun est interrogé sur les mêmes points et facilite la comparaison au moment de la décision. Pour gagner du temps, vous pouvez partir d'une trame complète d'entretien de recrutement, à adapter à chaque poste et à réutiliser d'un recrutement à l'autre.
Relisez ensuite le dossier de chaque candidat et notez les points à éclaircir : une période sans activité, un changement de secteur, une responsabilité mentionnée sans détail. Prévoyez aussi les informations que vous lui donnerez sur l'entreprise, le poste, la rémunération et la suite du processus, afin de ne pas improviser sur des sujets qui comptent pour lui.
Le Code du travail impose par ailleurs une règle de transparence : le candidat doit être informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard, comme un test de personnalité, une mise en situation ou un questionnaire en ligne. Ces méthodes doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie, et aucune information le concernant ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance.
Les questions à privilégier et celles à proscrire
Les questions les plus utiles portent sur des situations concrètes. Plutôt que de demander au candidat s'il sait gérer les priorités, demandez-lui de raconter une période où il a dû traiter plusieurs urgences à la fois : ce qu'il a fait, dans quel ordre, avec quel résultat. Les questions de mise en situation, qui décrivent un cas typique du poste et demandent comment le candidat réagirait, complètent utilement ces questions sur l'expérience passée.
Relancez pour obtenir des faits : qui a pris la décision, quel était son rôle personnel, qu'aurait-il fait autrement ? Un candidat qui reste dans les généralités ou parle toujours au pluriel n'est pas forcément en difficulté, mais il faut l'aider à préciser sa contribution. Laissez-lui aussi le temps de poser ses propres questions : leur pertinence en dit long sur sa préparation et sa compréhension du poste.
Certaines questions sont en revanche interdites. Les informations demandées à un candidat ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles, et doivent présenter un lien direct et nécessaire avec le poste. Il est donc exclu de l'interroger sur sa situation de famille, un projet de grossesse, ses convictions religieuses, ses opinions politiques, son appartenance syndicale, son état de santé, son origine ou son orientation sexuelle. Ces critères font partie de ceux sur lesquels aucune décision de recrutement ne peut se fonder, sous peine de discrimination.
Quels différents styles d'entretiens d'embauche ?
Avant tout, il faut comprendre qu'un entretien d'embauche reste au final une situation d'échange. Sa fonction est d'obtenir des données nécessaires à la décision, le recruteur opte alors pour l'un des trois styles qui suivent, voire les trois combinés :- L'entretien peut être directif et le recruteur pose des questions précises et ordonnées ;
- Il peut être semi directif dès lors que le recruteur énonce les principaux points qu'il souhaite voir aborder pendant l'entretien puis cède la parole au candidat ;
- Enfin, un entretien d'embauche professionnel peut être non directif. Dans ce cas, une fois les présentations logiquement faites, le recruteur laisse l’initiative de la parole au candidat. Lorsqu'il procède ainsi, il peut le plus souvent indiquer également le temps imparti à l'entretien.
Adapter l'entretien au profil recherché
Un même déroulé ne convient pas à tous les postes. Pour un métier de terrain, l'essentiel se joue sur la fiabilité, le respect des consignes et l'aisance avec les gestes du métier : un entretien court, suivi d'une visite des lieux et d'un petit exercice, sera plus parlant qu'une longue discussion. Pour un poste commercial, faites vivre au candidat une situation de vente ou de négociation et observez sa capacité à écouter avant d'argumenter.
Pour un poste d'encadrement, interrogez le candidat sur des décisions difficiles qu'il a prises, sur la manière dont il a accompagné un collaborateur en difficulté ou géré un désaccord dans son équipe. Faites-lui rencontrer, si possible, quelques futurs collaborateurs ou pairs. Pour un profil débutant, enfin, l'expérience professionnelle est par définition limitée : appuyez-vous sur les stages, les projets d'études, les engagements associatifs ou les emplois saisonniers, qui révèlent souvent la motivation, l'organisation et la capacité d'apprentissage.
Dans tous les cas, gardez la même grille de critères pour les candidats à un même poste. Adapter la forme de l'entretien au métier ne doit pas conduire à évaluer différemment des personnes en concurrence pour le même emploi.
Évaluer les candidats de manière objective
L'impression laissée par un candidat se forme très vite, et elle oriente ensuite toute la conversation. Pour limiter cet effet, notez vos observations au fil de l'entretien, en distinguant ce que le candidat a dit ou fait de l'interprétation que vous en tirez. Remplissez la grille juste après chaque rencontre, avant de recevoir le suivant, faute de quoi les souvenirs se mélangent.
Méfiez-vous des biais les plus courants : la préférence pour les profils qui vous ressemblent, l'effet de halo qui étend une qualité visible à l'ensemble de la personne, ou le poids excessif d'un détail comme une poignée de main hésitante. Lorsque plusieurs personnes participent au recrutement, demandez à chacune de formuler son avis par écrit avant la discussion collective : la décision gagne en solidité et l'opinion de la personne la plus influente ne s'impose pas d'emblée.
Enfin, croisez les sources. L'entretien gagne à être complété par une mise en situation, un exercice pratique ou, avec l'accord du candidat, la prise de références auprès d'anciens employeurs. Aucun outil n'est infaillible, mais leur combinaison réduit nettement le risque d'erreur.
Réussir un entretien à distance
La visioconférence est devenue courante pour les premiers échanges, en particulier lorsque le candidat habite loin. Testez l'outil à l'avance, envoyez un lien qui fonctionne sans installation complexe et prévoyez une solution de repli par téléphone en cas de coupure. Installez-vous dans un lieu calme, avec un éclairage correct et une caméra à hauteur des yeux : vous représentez l'entreprise.
À distance, la communication non verbale passe moins bien. Annoncez clairement le déroulé, laissez des silences un peu plus longs avant de relancer et vérifiez régulièrement que la question a bien été comprise. N'enregistrez jamais l'entretien sans en avoir informé le candidat. Pour un poste qui implique une présence sur site, un second rendez-vous en personne reste préférable avant toute décision.
Après l'entretien : réponse et données personnelles
Répondre à chaque candidat reçu est une marque de respect et protège l'image de l'entreprise, car l'expérience vécue pendant un recrutement circule vite. Un refus peut rester bref, mais il gagne à être personnalisé. Si le candidat demande un retour, quelques éléments factuels et bienveillants sur les écarts avec le poste lui seront plus utiles qu'une formule générale.
Les CV, notes d'entretien et résultats de tests sont des données personnelles soumises au règlement général sur la protection des données. Leur traitement ne repose en général pas sur le consentement du candidat, mais sur les démarches préalables à un éventuel contrat ou sur l'intérêt légitime de l'entreprise à recruter. Le candidat doit être informé de l'usage de ses données et de ses droits. Limitez l'accès aux personnes qui participent au recrutement, conservez les informations pendant une durée limitée et supprimez-les ensuite, ou informez le candidat si vous souhaitez garder son dossier pour une future opportunité, en lui laissant la possibilité de s'y opposer.
Les erreurs à éviter
- Parler plus que le candidat : l'entretien sert d'abord à l'écouter. Présentez l'entreprise de façon concise.
- Poser des questions fermées qui appellent un simple oui ou non et ne révèlent rien.
- Survendre le poste : un écart entre la promesse et la réalité se paie souvent par un départ rapide.
- Décider sur un coup de cœur sans relire la grille ni confronter les avis.
- Laisser le candidat sans nouvelles après l'entretien, alors que le délai de réponse avait été annoncé.
Questions fréquentes
Combien d'entretiens prévoir pour un recrutement ?
Tout dépend du poste et de la taille de l'entreprise. Pour un poste opérationnel dans une TPE, un entretien approfondi suivi d'une mise en situation suffit souvent. Pour un poste d'encadrement, deux ou trois rencontres avec des interlocuteurs différents permettent de croiser les points de vue. Au-delà, le processus risque de décourager les meilleurs candidats.
Peut-on demander ses prétentions salariales à un candidat ?
Oui, la question est légitime car elle est liée au poste. Il est toutefois plus efficace d'annoncer d'emblée la fourchette prévue, ce qui évite de recevoir des candidats dont les attentes sont trop éloignées et place l'échange sur un terrain transparent.
Faut-il prendre des notes pendant l'entretien ?
Oui, de manière discrète. Prévenez le candidat que vous allez noter quelques éléments pour ne rien oublier. Ces notes, factuelles et en lien avec le poste, sont des données personnelles : elles doivent être conservées de manière sécurisée et ne jamais comporter de remarque sans rapport avec les compétences.
Peut-on vérifier les références d'un candidat ?
Oui, à condition de l'en informer et de se limiter à des informations en lien avec le poste et ses aptitudes professionnelles. Le plus simple est de lui demander les coordonnées de personnes qu'il accepte de voir contactées, puis de poser à chacune les mêmes questions factuelles sur ses missions, sa manière de travailler et ses points forts.
Comment réagir face à un candidat très stressé ?
Prenez quelques minutes pour le mettre à l'aise, reformulez vos questions et commencez par des sujets qu'il maîtrise, comme son dernier poste. Le stress d'un entretien ne prédit pas nécessairement la façon dont il travaillera. Si le poste suppose de gérer des situations tendues, une mise en situation dédiée sera plus révélatrice.
Quelles sont les phases de l'entretien ?
On peut considérer ici que quelque soit le style ou les styles d'entretiens d'embauche choisis, il existe cinq phases principales de conduite.- La phase d'accueil vise dans un premier temps à mettre le candidat à l'aise. C'est très important pour la suite et le cadre choisi pour la réalisation de l'entretien d'embauche est déterminant pour la réussite des autres phases et pour la crédibilité de l'entreprise aux yeux du candidat ;
- La présentation du candidat est alors la deuxième phase. Durant cette dernière, il est nécessaire que s'instaure un dialogue portant le plus généralement sur le parcours professionnel et les motivations du candidat à l'embauche ;
- La définition du poste, qui logiquement a déjà été a minima présentée sur l'offre d'emploi conduit à une petite présentation ensuite. Si ce n'est déjà fait, notamment lors de l'accueil, le recruteur présente l'entreprise avant d'apporter des précisions parfois nouvelles du point de vue du candidat sur le poste comme les objectifs, les moyens mis à disposition, les modes de rémunération, les horaires de travail et tout élément utile lors de cette phase ;
- La quatrième étape est celle de l'évaluation. Dans cette phase, et à partir de ce moment dans l'entretien d'embauche professionnel, le recruteur et le candidat doivent se prononcer sur l'opportunité de la poursuite du processus de recrutement. Toutefois, il faut bien avouer qu'il est assez rare qu'à ce stade, le recruteur ou le candidat au poste notifient leurs décisions.
- La conclusion de l'entretien est enfin la synthèse de ce qui a précédé. Elle permet ensuite de passer à l'énoncé des principes et des dates des prochaines étapes comme un nouvel entretien un courrier notifiant une décision, un appel téléphonique, etc.