Quelles sont les étapes du processus de recrutement en RH ?

Il va sans dire que le recrutement est un élément essentiel de la politique des ressources humaines (RH) d’une entreprise ou d’une organisation donnée. C’est d’autant plus important et stratégique que c’est au travers du recrutement qu’il sera possible, par exemple, de rajeunir la population de l’entreprise ou modifier aussi le niveau moyen des compétences. C’est la raison pour laquelle, de la stratégie à l’intégration d’un candidat sur un poste, il convient de bien établir le processus de recrutement étapes après étapes. Trois grands moments forts sont ainsi à analyser : la stratégie, la campagne de recrutement mais aussi l’audit de recrutement.

Avoir une stratégie dans le processus de recrutement par étapes

On pourrait aisément découper ce processus de recrutement d’un candidat en huit étapes bien distinctes ici synthétisées sous forme de tableau :

Étape du processus de recrutementCe que cela comprend
Définition de posteLes missions, responsabilités et positionnement dans la structure
Définition de profil de candidatCaractéristiques intrinsèques de la personne, expérience, compétences spécifiques, motivation, personnalité...
Identification des sources de recrutementEn interne ou en externe
Mise en place des moyens de recrutementPar quels canaux passer ? A quel coût ?
Campagne de recrutementDéfinie dans le temps sur les modes de communication choisis
Sélection des candidaturesPassage des entretiens et des différents échanges
Décision d'embaucheValidation de la prise de décision
IntégrationPhase d'apprentissage dans l'entreprise

Les professionnels des Ressources Humaines le savent, l’adaptation des hommes et femmes au travail est avant tout un problème de recrutement. C’est pour cela que la prééminence d’un bon recrutement résulte essentiellement du fait qu’il peut supprimer ou réduire les régulations ultérieures opérées une fois le collaborateur embauché. Lors du processus de recrutement, il faut avoir en ligne de fond l’objectif d’assurer une meilleure adéquation entre les aptitudes individuelles et les besoins d’un poste. D’un côté on observera donc le poste et son profil. De l’autre, on observera un ensemble d’individus dont le nombre est variable selon le marché de l’emploi et les coûts que peut se permettre d’engager l’entreprise ou l’organisation.

Un bon recrutement repose sur la bonne adéquation rendue possible par l’existence de l’adaptabilité des savoirs, aptitudes et personnalités.

Qu’est-ce que la définition de poste ?

Comme évoqué dans le tableau plus haut, la définition de poste a trois axes principaux que sont la mission du poste, les principales responsabilités et le positionnement dans la structure. Ce dernier point nécessite d’avoir un organigramme et de repérer le poste à pourvoir dans celui-ci, une description également du contrôle exercé par le titulaire sur ses subordonnés, ses marges de manœuvre et son niveau de responsabilité.

La mission du poste est absolument indispensable pour toute nouvelle embauche et est même un préalable basique dans le processus de recrutement. Mais attention, la définition de la finalité du poste ne doit surtout pas être confondue dans la description des tâches à opérer ; Lorsque l’on évoque la mission du poste, on parle de situer ce dernier dans la réalisation des objectifs de l’entreprise.

Quant aux principales responsabilités à pourvoir, le professionnel des RH ou la DRH de l’entreprise devra établir en détail ce que le titulaire aura à réaliser et la façon dont il/elle va le faire. Concrètement, les principales activités sont définies ici dans la définition de poste par un ordre chronologique reposant sur le quoi ? quand ? Comment ? Le présent et le style direct sont de mise dans la rédaction de ce passage, permettant l’invitation à l’action.

Le profil du candidat au poste à pourvoir

Ici, nous sommes dans la première étape de la carrière d’un futur employé. Il faut dans cette phase décrire le candidat idéal en prenant pour mesure des critères que l’on considérera de trois ordres :

  • Les caractéristiques indispensables, sans lesquelles un candidat ne pourrait remplir le poste ;
  • Les caractéristiques essentielles qui permettent de remplir correctement la fonction ;
  • Les caractéristiques souhaitées (mais non nécessaires) permettant de remplir correctement la fonction.

A ce stade, les recruteurs observent les caractéristiques physiques comme la présentation ou l’âge, l’expérience sur le même poste ou d’autres plus connexes, les compétences spécifiques comme le niveau de connaissance technique, de savoir, la personnalité et les traits de caractère, voire le charisme. Ces points liés à la personnalité sont scrutés en vue d’une intégration ensuite dans l’équipe et plus généralement l’organisation.

Mise en place d’une campagne de recrutement

Il peut être interne ou externe et en général, on ne fait appel à des ressources humaines extérieures que lorsque le poste à pourvoir ne peut être donné en interne. On priorise en effet la promotion des collaborateurs déjà dans l’organisation dans le cadre de politiques de mobilité interne. La plupart des entreprises, dans le cadre de leur politique de processus de recrutement, oscillent dans un dosage choisi entre la promotion interne et l’apport externe de nouvelles forces vives.

Cela dit, même en interne, et alors même que le processus permet de panacher le sourcing des candidats avec des apports externes, le candidat sera testé également sur sa capacité à prétendre à l’offre de l’entreprise. L’expression consacrée ici est « recrutement interné » pour souligner le caractère essentiel de la procédure.

Pour les entreprises de belle taille, la prospection interne peut s’avérer intéressante en ayant pris soin de mettre en place une communication de l’entreprise en ce sens. Les entretiens annuels aident également, dans l’individualisation des ressources humaines, a mettre en avant les ouvertures de postes.

Bien entendu, le recrutement interné a ses limites dans la mesure où elle prend en compte les résultats passés autant que les aptitudes à remplir le nouveau poste et peut également susciter des rivalités entre collaborateurs gênant la motivation globale des salariés. En revanche, l’avantage se situe dans les temps de formation dans l’entreprise (voir à ce propos le sujet sur la théorie de Chris Argyris) et permet de réduire drastiquement les coûts d’un recrutement externe en réduisant notamment les erreurs de casting.

La prospection externe dans le processus de recrutement correspond à des besoins différents et notamment, par la recherche de candidats au souhait de comparer les candidatures internes avec les candidatures externes. C’est un bon moyen d’avoir de l’information sur le marché actuel et c’est aussi un souci d’enrichir le potentiel interne par l’apport de nouvelles ressources, plus jeunes mais pas seulement. On procède évidement au recrutement externe aussi lorsque le profil recherché ne se trouve pas dans l’entreprise ou l’organisation.

Auditer le recrutement effectué par l’entreprise

Sur ce plan là, comme pour l’ensemble des objectifs qu’une entreprise se fixe, on aura intérêt à terminer le processus de recrutement d’un candidat en auditant la manière dont il s’est réalisé. Un audit sur le coût mais aussi une analyse des coûts d’adaptation sera utile pour les prochaines campagnes de recrutement.

Le temps passé par les différents acteurs peut parfois être très important et même, dans quelques situations, ralentir les process de production. Les frais directs sont facturés, à l’instar des annonces réalisés ou encore des sous-traitants RH employés pour la procédure. Un chasseur de tête a par exemple des coûts assez élevés si vous recherchez un nouveau cadre à un poste stratégique dans l’organisation. Un cabinet extérieur spécialisé dans le recrutement pourra facilement vous facturer un tiers de la rémunération annuelle.

Au-delà des coûts de campagne, le coût d’adaptation du nouveau collaborateur est également à prendre en compte dans l’audit du processus de recrutement. La familiarisation, la formation et l’adaptation sont à la fois du temps et de l’argent. rappelons ici que toute personne recrutée passe par différentes phases d’intégration :

  1. Une phase d’information ;
  2. Une phase d’apprentissage du métier ;
  3. Une phase d’apport personnel à l’entreprise.

De la phase d’information à la phase d’apport pour l’entreprise, selon les postes pourvus, les temps peuvent être comptés en mois voire dans certains cas en années.

X.D