La sécurité d’une entreprise dépend de multiples paramètres. Pour beaucoup, elle passe principalement par la mise en place d’un système de protection performant. Équiper ses locaux d’un dispositif d’alarme et/ou de vidéosurveillance n’est pas toujours suffisant pour protéger les biens et le personnel d’une société. Les individus malintentionnés peuvent profiter de diverses failles telles qu’une mauvaise gestion des clés pour pénétrer dans vos bureaux et commettre leurs forfaits.
Votre entreprise, un lieu qui se doit d’être sécurisé
Selon l’activité que vous menez dans votre entreprise, vous recevez un flux plus ou moins important et permanent de personnes dans vos locaux. Cette situation peut complexifier la planification de la sécurité, car vous ne pourrez pas toujours maitriser les déplacements de tous les individus sur place.
Une personne externe qui entre en possession de l’une de vos clés est une réelle menace. Elle peut se servir de cet outil pour accéder à des zones sensibles de votre entreprise ou accéder à des dossiers confidentiels. Une mauvaise gestion des clés dans votre structure est aussi une faille dont peuvent profiter les cambrioleurs ou encore les concurrents déloyaux.
Pour résoudre ce problème de sécurité, vous devez vous doter d’un système intelligent de gestion de clés. Sélectionner le bon équipement est très important, car plus il y a de clés en circulation, plus cela s’avère dangereux pour l’entreprise. Sans une stratégie de gestion précise, vous ne pouvez pas savoir où se trouve telle ou telle clé. Vous ne saurez pas exactement qui les possède et qui les a utilisées pour la dernière fois.
Investissez dans le bon équipement pour la gestion de vos clés
Afin d’assurer un excellent niveau de performance pour la gestion des clés au sein de votre firme, vous devez choisir un dispositif adéquat. Ce système doit vous offrir une parfaite traçabilité, une bonne accessibilité ainsi qu’une sécurité accrue.
L’armoire à clés intelligente
L’une des meilleures façons d’améliorer la gestion des clés de votre entreprise est de vous doter d’une armoire intelligente. Cet équipement est totalement autonome et vous permet de suivre exactement les mouvements de vos outils d’accès.
Cette solution n’a pas besoin de connexion internet ou encore de la liaison à un serveur pour bien fonctionner. Ce type d’équipement est équipé d’une base de données indépendante. De fait, il est capable d’enregistrer automatiquement les mouvements et de stocker des milliers d’évènements sur sa mémoire.
Grâce à une armoire à clés intelligente, vous pourrez contrôler entièrement les accès. Elle possède un système d’ouverture accessible par badge électronique, code PIN ou lecture d’empreinte digitale. Privilégiez un modèle sur mesure en tenant compte de la taille de votre structure et du nombre de clés en circulation.
Si vous n’avez pas les moyens d’acquérir un tel dispositif, une boîte à clés classique pourra convenir. Il faudra seulement veiller à ce qu’elle soit équipée d’un bon système de verrouillage. Vous pourriez par exemple veiller vous-même à consolider l’ouverture de cette boîte. Pour trouver les outils adéquats, tournez-vous vers un professionnel qui vous conseillera sur la quincaillerie professionnelle nécessaire pour réaliser cette tâche de bricolage.
Une boite à clés quincaillerie
Un casier électronique
À l’instar de l’armoire, le casier connecté vous permet aussi de contrôler facilement les accès à vos clés. Il embarque un système de verrouillage électronique et propose plusieurs options en termes de contrôle. Chaque utilisateur autorisé peut par exemple accéder aux tiroirs grâce à un lecteur de puce RFID.
Cette fonctionnalité vous permet de connaitre avec précision le collaborateur qui a pris une clé et à quelle heure. Le manager peut également délivrer des droits d’accès à une poignée d’utilisateurs et recevoir l’historique des mouvements en temps réel.
Un casier connecté est doté d’un logiciel intégré. C’est le programme qui permettra par exemple d’identifier les diverses ressources et de les allouer aux personnes autorisées. Il génère également les données d’usage et signale les défauts de restitution en temps réel.
Lorsque l’équipement est bien configuré, il génère automatiquement des statistiques très utiles. Le manager peut donc s’en servir pour donner ou retirer une accréditation à un ou plusieurs collaborateurs.
Comment mettre en place une gestion efficace des clés ?
Afin d’éviter la perte de vos clés, notamment si vous avez un grand effectif, vous devez élaborer une stratégie de gestion efficace. Excepté l’acquisition et l’installation d’une armoire ou d’une boîte à clés, pensez à tenir un registre de toutes les clés de votre société. Répertoriez donc tous les outils d’accès de vos bureaux, des casiers, des coffres-forts, etc. Si vous n’avez pas une idée précise du nombre de clés en circulation dans vos locaux, vous ne pourrez pas mettre en place une stratégie de gestion efficace.
Ensuite, établissez une politique claire et exacte pour éviter les failles de sécurité et de productivité. Cette stratégie vous permettra de déterminer les procédures à respecter en cas de vol ou de perte des clés. Elle vous aidera aussi à désigner les collaborateurs autorisés à posséder une copie des clés de l’entreprise.
Enfin, cette politique vous permettra d’énoncer clairement les règles d’utilisation et de stockage des clés. Après sa mise en place, vous devez vous assurer que tous les employés en ont pris connaissance et que chacun maitrise les règles propres à votre structure.
Contrôler les clés d’une entreprise
Qui peut avoir accès aux différentes clés de votre entreprise ?
Avant d’élaborer une politique de gestion ou même de choisir une armoire performante et autonome, vous devez déterminer les personnes qui possèderont les clés de la société. En général, les collaborateurs autorisés à posséder les outils d’accès d’une société sont : les directeurs, les managers et les collaborateurs qui travaillent sur le site.
Il est possible que les clés de l’entreprise soient remises à des personnes externes à la structure. À titre d’exemple, le personnel de nettoyage qui intervient régulièrement dans la société a besoin d’une clé pour y accéder. Les techniciens de maintenance informatique ou encore certains fournisseurs peuvent posséder les clés d’une zone spécifique de l’entreprise.
Veillez à ce que les accès que vous confiez permettent de se rendre seulement dans une zone précise de l’entreprise. Une personne externe ne doit pas pouvoir se rendre dans un département pour lequel elle n’est pas habilitée. Désignez également un responsable des clés qui veillera à ce que les clés soient en sécurité après le passage des intervenants extérieurs.
C.S.