Pour un chef d’entreprise et plus globalement pour une direction générale, le budget permet de programmer une étape dans la poursuite des objectifs stratégiques recensés. Il a pour vocation également de définir les moyens nécessaires à la réussite de cette étape. Son importance est donc capitale et se traduit pour les responsables opérationnels comme un cadre de réflexions systématisé pour replacer sa gestion dans sa dimension stratégique et mettre en perspective les objectifs annuels avec ceux des autres fonctions. Attention, le sujet traité ici s’adresse plus aux grosses PME et aux Grands Comptes, ce qui n’empêche toutefois pas de voir des TPE ou des petites PME/PMI procéder pratiquement de la même manière.
Quelles sont les étapes de sa réalisation ?
Il y a plusieurs étapes à la construction d’un budget d’entreprise : La préparation, le lancement, la construction et la finalisation. Étudions ces quatre aspects :
La préparation
Préparer un budget d’entreprise consiste en une réflexion préalable, conduite par le dirigeant ou le comité de direction, avec la participation des services études et marketing. Elle porte sur les éléments suivants :
- La revue des données historiques et analyse de la conjoncture ;
- Le dialogue avec chaque responsable opérationnel afin de savoir comment il envisage de son point de vue l’année à venir ;
- La définition des objectifs et des hypothèses qui seront diffusés dans une lettre de cadrage.
Le lancement
C’est le moment de mettre en place une réunion de lancement qui vise à obtenir l’adhésion des équipes opérationnelles au processus budgétaire. C’est une pratique de plus en plus réalisée dans le cadre de l’entreprise relationnelle. Le directeur du département et le contrôleur de gestion présentent la note de cadrage de la direction générale en précisant les grandes orientations et la répartition des tâches entre chaque responsable budgétaire. Il est de bon ton de valider un calendrier budgétaire à cette occasion.
La construction
S’en suit la création des budgets fonctionnels réalisés par chaque responsable budgétaire ; Après avoir réalisé l’analyse des performances passées et projeté l’atterrissage de fin d’année, chaque responsable établir son budget en précisant sa contribution à la stratégie annoncée. Il formalise pour l’occasion des plans d’action. Un contrôleur de gestion anime alors les réunions et aide chaque responsable à ses poser les bonnes questions et à arbitrer entre plusieurs options. Voir à ce propos la manière dont on peut envisager les vérifications de rentabilité de l’investissement.
La finalisation du budget
Après que le contrôleur de gestion ait consolidé tous les budgets, chaque responsable présente son budget à sa direction. C’est à cette ultime étape que des modifications peuvent être demandées afin d’assurer la cohérence de l’ensemble. Après une ratification par la direction générale, la version retenue est diffusée à l’ensemble des acteurs.
Il est vivement conseillé ici d’avoir un calendrier car ce dernier est l’élément clé de la réussite de l’opération du processus budgétaire. Dans les grandes entreprises, il est de bon ton de recommander que ce dernier ne dépasse pas trois mois et soit terminé avant la fin de l’année. Bien entendu, le calendrier précise les rôles et les dates butoir pour chaque service. Enfin, les budgets établis sont intégrés au reporting, aux tableaux de bord, et font l’objet d’un suivi régulier des écarts.
X.D