Les trois situations à distinguer
Pour un e-commerçant établi en France, le traitement de la TVA dépend avant tout de deux questions : où se trouve le client, et s'agit-il d'un particulier ou d'un professionnel ? On distingue ainsi trois grandes situations. Les ventes à des particuliers situés dans un autre pays de l'Union relèvent du régime des ventes à distance. Les ventes à des entreprises situées dans un autre pays de l'Union relèvent du régime des livraisons intracommunautaires. Les ventes vers des pays situés hors de l'Union relèvent du régime des exportations. Chacune a ses propres règles de facturation, de déclaration et de preuve, et une même boutique en ligne peut très bien relever des trois à la fois.
Avant d'ouvrir vos ventes à l'international, paramétrez donc votre site pour qu'il sache identifier le pays de livraison et le statut du client, par exemple en demandant un numéro de TVA aux acheteurs professionnels. C'est ce paramétrage qui permettra d'appliquer automatiquement le bon taux et les bonnes mentions sur chaque facture.
Quel système de facturation ?
Depuis 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les paiements de clients particuliers au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse doivent utiliser un outil sécurisé, permettant d'éviter les fraudes à la TVA. La jonction avec l'ERP est ainsi nécessaire pour les e-commerçants. La facture doit être éditée, au plus tard, lorsque le vendeur en ligne expédie la marchandises, sous forme de PDF. La bonne pratique consiste à la transmettre au moment de la commande sur le site Internet. Attention, il existe des règles très précises en matière de logiciel reposant sur les principes suivants :- L'inaltérabilité : les données des opérations de paiement sont enregistrées sur serveur, stockées et ne peuvent pas être modifiées ;
- La sécurité : toutes les données doivent sécurisées et renvoyées à l’ administration fiscale française dans leur état d’origine ;
- La conservation des pièces et données : Les données doivent être conservées pendant six ans avec des clôtures annuelles, mensuelles et journalières pour respecter la loi anti-fraude ;
- L'archivage : les données sont dites "gelées et stockées", et elles sont classées par date et facilement lisibles par l’Administration dans le cadre d’un contrôle réalisé par cette dernière.
On comprend dès lors qu'il faut s'assurer de la conformité technologique de sa boutique E-commerce.La facture PDF reste assez classique pour sa part dans la forme. Il est toutefois nécessaire d'y insérer la dénomination complète de l'entreprise, l'adresse elle aussi complète, le numéro SIREN ou SIRET et le code NAF pour la France. Doit y figurer également le numéro de TVA intracommunautaire valable pour de nombreux pays de l'Union Européenne. Côté client, il est indispensable de préciser les coordonnées de ce dernier. S'il s'agit d'une personne morale, ses numéros SIREN/NAF/TVA variants selon les pays doivent être également valides. Il faut savoir à ce stade que le vendeur pourrait se voir obligé de payer la TVA qu'il aurait dû facturer au client si les numéros sont erronés.
Vérifier le numéro de TVA de vos clients professionnels
Puisqu'un numéro de TVA erroné peut vous rendre redevable de la taxe que vous n'avez pas facturée, la vérification doit devenir un réflexe. La Commission européenne met à disposition un service de validation en ligne, appelé VIES, qui permet de contrôler qu'un numéro de TVA intracommunautaire est bien valide dans le pays concerné. Faites cette vérification à l'ouverture du compte client, puis à intervalles réguliers pour vos clients récurrents, et conservez une trace du résultat. Si le numéro n'est pas valide, facturez la vente avec la TVA française tant que la situation n'est pas régularisée.
La facturation électronique entre entreprises
Une réforme de grande ampleur généralise progressivement la facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Toutes les entreprises doivent désormais être en mesure de recevoir des factures électroniques, et l'obligation d'en émettre s'applique selon un calendrier qui dépend de la taille de l'entreprise. Une simple image au format PDF ne constitue pas une facture électronique au sens de cette réforme : il faut un format structuré, lisible par les logiciels, transmis par l'intermédiaire d'une plateforme agréée.
Les ventes aux particuliers et les opérations réalisées avec des clients non établis en France ne sont pas concernées par la facture électronique elle-même, mais par une obligation voisine, l'e-reporting : les données de ces ventes doivent être transmises à l'administration par le biais de la plateforme choisie. Un e-commerçant qui vend à la fois en France et à l'étranger, à des particuliers et à des professionnels, doit donc vérifier que sa boutique en ligne et son logiciel de facturation sont compatibles avec ces deux circuits.
Quels sont les cas d'application ou non de la TVA pour les membres de l'UE ?
En théorie, s'il s'agit de la vente en BtoC, il faut appliquer la TVA du pays du client et ce, a contrario de ce que l'on pourrait voir dans la vente en magasin. Toutefois, il y a une exception : Si le chiffre d'affaires réalisé en ventes à distance vers les particuliers des autres pays de l'Union pour une année civile ne dépasse pas un certain seuil (variable selon les pays, désormais remplacé par un seuil unique commun à toute l'Union européenne), vous pouvez opter pour une solution plus simple qui consiste à appliquer la TVA normale de votre propre pays. Dès que ce seuil est dépassé, les ventes doivent être soumises à la TVA du pays du client.Ces seuils étaient fixés pays par pays (désormais remplacés par un seuil unique, apprécié sur l'ensemble des ventes à distance réalisées dans l'Union européenne).Pour la vente auprès de professionnels, les ventes (pour peu que le numéro de TVA intracommunautaire ne soit pas erroné), se font Hors Taxe. C'est à l'acheteur de s'acquitter de la TVA dans son pays. Attention, en pareil cas, la facture doit comporter les mentions pré-citées plus haut ainsi qu'un supplément de type : "Exonération TVA, article 262 ter I du Code Général des impôts". Mais la chose se complique en pratique quand même puisque la mention doit être différente selon le pays dans lequel le vendeur se situe. Côté déclarations, les exigences déclaratives de la TVA intracommunautaire complètent ces règles de facturation entre professionnels.
Le guichet unique OSS : déclarer ses ventes européennes depuis la France
Lorsque vos ventes à distance à des particuliers européens dépassent le seuil commun, vous devez appliquer le taux de TVA de chaque pays de livraison. Sans dispositif particulier, cela supposerait de vous immatriculer à la TVA dans chacun de ces pays. Le guichet unique, connu sous son nom anglais de One Stop Shop ou OSS, évite cette démarche : vous déclarez l'ensemble de ces ventes sur un portail unique, depuis votre espace professionnel français, en les ventilant par pays de consommation et par taux. Vous payez la TVA due en une seule fois à l'administration française, qui la reverse ensuite aux autres États.
L'inscription à l'OSS est facultative, mais elle simplifie considérablement la gestion dès que vous vendez dans plusieurs pays. Les déclarations sont trimestrielles et distinctes de votre déclaration de TVA française habituelle : les ventes déclarées via le guichet unique n'apparaissent pas sur cette dernière. Votre outil de vente doit donc être capable d'appliquer le bon taux selon le pays du client et de produire un récapitulatif par pays et par taux. Attention, les taux de TVA varient fortement d'un pays à l'autre, tout comme la liste des produits bénéficiant d'un taux réduit : un produit soumis au taux normal en France peut relever d'un taux réduit ailleurs, et inversement.
Marchandises expédiées depuis un pays tiers : l'IOSS
Certains e-commerçants vendent des produits expédiés directement depuis un pays situé hors de l'Union, par exemple depuis l'entrepôt d'un fournisseur. Pour les envois de faible valeur destinés à des particuliers européens, un second guichet existe : l'Import One Stop Shop, ou IOSS. Il permet de facturer la TVA du pays du client au moment de la vente en ligne, puis de la déclarer chaque mois via un portail unique. Le colis est alors dédouané plus rapidement et le client ne paie pas de TVA ni de frais supplémentaires à la livraison, ce qui évite les mauvaises surprises et les refus de colis.
Au-delà de la valeur maximale prévue pour ce dispositif, les règles d'importation classiques s'appliquent, avec une TVA et, le cas échéant, des droits de douane perçus à l'importation. Si vous avez recours à ce modèle de vente, clarifiez avec votre prestataire logistique qui se charge des formalités douanières, et indiquez clairement au client, avant la commande, si des frais peuvent lui être réclamés à la réception.
Organiser le suivi de la TVA à l'international
La TVA internationale se gère d'autant mieux qu'elle est anticipée dans l'organisation quotidienne. Quelques règles simples permettent d'éviter la plupart des difficultés :
- Suivre chaque mois le cumul des ventes à distance vers les particuliers européens, afin de savoir à quel moment le seuil commun sera atteint ;
- Tenir à jour une table des taux applicables par pays et par catégorie de produits, et la faire valider par votre expert-comptable ;
- Séparer dans votre comptabilité les ventes en France, les ventes à distance européennes, les livraisons à des professionnels européens et les exportations, car elles ne se déclarent pas de la même manière ;
- Fixer un calendrier regroupant les échéances de la déclaration de TVA française, des déclarations du guichet unique et des déclarations récapitulatives ;
- Archiver les justificatifs de transport, de livraison et de vérification des numéros de TVA avec les factures correspondantes.
Les erreurs fréquentes des e-commerçants
- Continuer à appliquer la TVA française au-delà du seuil : le dépassement doit être surveillé en continu, et non constaté en fin d'année ;
- Facturer hors taxe un client professionnel sans vérifier son numéro de TVA, ou sans conserver la preuve du transport des marchandises vers un autre pays de l'Union ;
- Oublier les déclarations récapitulatives qui accompagnent les livraisons intracommunautaires entre professionnels ;
- Appliquer le taux français à tous les produits dans les déclarations OSS, sans tenir compte des taux propres à chaque pays ;
- Négliger les mentions obligatoires sur les factures, notamment la mention d'exonération ou d'autoliquidation lorsque la TVA n'est pas facturée.
Questions fréquentes
Un micro-entrepreneur en franchise de TVA est-il concerné par ces règles ?
Oui, en partie. La franchise en base le dispense de facturer la TVA en France, mais les ventes à distance vers d'autres pays de l'Union et les achats intracommunautaires obéissent à des règles spécifiques. Un micro-entrepreneur qui vend régulièrement à l'étranger a donc intérêt à demander un numéro de TVA intracommunautaire et à vérifier sa situation auprès de son service des impôts.
Le seuil commun s'apprécie-t-il pays par pays ?
Non. Il porte sur le total de vos ventes à distance de biens, et de certains services fournis par voie électronique, à des particuliers de l'ensemble des autres pays de l'Union. C'est pourquoi une boutique qui vend un peu dans de nombreux pays peut l'atteindre plus vite qu'elle ne le pense.
Que faut-il conserver pour justifier une vente hors taxe à un professionnel européen ?
Conservez la facture portant le numéro de TVA du client et la mention d'exonération, le résultat de la vérification du numéro, ainsi que les preuves du transport des marchandises vers l'autre pays : documents du transporteur, bon de livraison signé, suivi du colis. Ces éléments seront demandés en cas de contrôle.
Les places de marché changent-elles quelque chose ?
Dans certains cas, la plateforme par laquelle la vente est réalisée peut être considérée comme redevable de la TVA à la place du vendeur, notamment pour des biens importés de faible valeur. Lisez attentivement les conditions de la place de marché et vérifiez qui facture et déclare la TVA, afin d'éviter une double imposition ou, à l'inverse, une absence de déclaration.
Les services vendus en ligne suivent-ils les mêmes règles que les biens ?
Pas exactement. Pour les prestations de services entre professionnels, la règle générale veut que la TVA soit due dans le pays du client, qui l'autoliquide : vous facturez alors hors taxe avec la mention appropriée. Pour les services fournis par voie électronique à des particuliers, comme les téléchargements ou les abonnements en ligne, c'est en principe la TVA du pays du client qui s'applique au-delà du seuil commun, avec la possibilité de passer par le guichet unique. Les autres services aux particuliers obéissent à des règles propres à chaque catégorie, à vérifier au cas par cas.
Préparer ses exportations hors de l'Union
Avant d'envoyer votre premier colis vers un pays tiers, deux démarches s'imposent. La première consiste à obtenir un numéro EORI, l'identifiant attribué par les douanes aux entreprises qui réalisent des opérations d'import ou d'export. La seconde consiste à déterminer la nomenclature douanière de vos produits, qui conditionne les droits et les formalités applicables dans le pays de destination. Pensez aussi que l'exonération de TVA française suppose de pouvoir prouver la sortie effective des marchandises du territoire de l'Union : conservez systématiquement les justificatifs de dédouanement et de transport.
Précisez enfin, dans vos conditions générales de vente et sur la page de commande, qui supporte les droits de douane et les taxes du pays de destination. Pour un particulier, découvrir à la livraison des frais qu'il n'attendait pas est l'une des premières causes de refus de colis, avec à la clé des frais de retour à votre charge. Selon votre volume, vous pouvez choisir de laisser ces frais au client en l'informant clairement, ou de les intégrer à votre prix en confiant les formalités à un transporteur qui propose ce service.
Quid des ventes hors UE ?
Pour les pays hors Union Européenne, la TVA ne s'applique pas non plus. Toutefois, il est nécessaire de remplir d'autres documents comme les déclarations douanières. D'autres formalités viennent se greffer pour chaque exportation. En la matière, chaque pays a ses propres exigences mais l'on peut citer pour exemples plusieurs types de documents complémentaires :- Une liste de colisage ;
- Un certificat d'origine des marchandises ;
- Une facture pro forma ;
- Une attestation d'assurance ;
- Un certificat de conformité ;
- Un certificat phytosanitaire...