Qu’est-ce qu’une fiche de poste d’un emploi ? Étapes de réalisation

Une fiche de poste est par définition un outil de gestion en ressources humaines qui a plusieurs objectifs comme la clarification des rôles et des responsabilités, l’amélioration du déroulement du recrutement dans le cas d’un poste à pourvoir ou de la mutation si ce dernier existe déjà, la possibilité de contrôler la bonne adéquation des résultats obtenus en fonction des objectifs définis avec le salarié. On l’utilise évidemment dans le cadre des étapes du processus de recrutement. Son utilité, par principe, ne se résume pourtant pas à cela puisque la fiche de poste est également utile lors d’une réorganisation de l’entreprise ou dans le cadre d’une démarche qualité.

Comment réaliser une fiche de poste étapes après étapes ?

Pour commencer, dans une première étape pour la création d’une fiche poste, il s’agit de bien déterminer les besoins de l’entreprise ou du service de l’organisation concernée. Pour cela, le responsable des ressources humaines ou la direction de l’entité doivent avoir une réflexion objective sur les besoins immédiats et plus à long terme. C’est par cette première analyse que la performance est possible et cela peut se faire en listant ce qui se révèle de l’urgent, des dossiers moins urgents et ceux que l’on pourra considérer comme de fond (les tâches nécessitant plusieurs mois ou années de réalisation pour le fonctionnement du service ou de l’entreprise).

Dans un second temps, l’entreprise va s’appliquer à construire la fiche de poste en créant le descriptif qui comprend quatre éléments principaux :

  1. La raison d’être du poste lui-même, en d’autres termes, le « pourquoi » ;
  2. La nature et l’étendue des activités que le salarié aura à charge en distinguant notamment les missions principales et secondaires ;
  3. L’environnement du poste de travail en prenant soin de le placer dans l’organigramme de l’entreprise, en définissant les contraintes et opportunités de l’environnement, en précisant les relations internes et externes et en réfléchissant aux moyens mis à disposition ;
  4. La finalité du poste, enfin, qui permettra de répondre à plusieurs questions comme le fait de savoir quels sont les objectifs du poste à pourvoir et dans quelle mesure celui-ci participe aux objectifs du service et de l’entreprise.

Dans une troisième étape, il s’agit de définir précisément les compétences requises au travers de la fiche de poste. A partir d’un descriptif, il faut se poser des questions comme ;

  • Quels savoirs et requis sont nécessaires à l’exercice dans ce poste ?
  • Quel profil est correspondant (en termes de savoir mais aussi de savoir-être, de savoir faire, de savoir faire faire, de vouloir et de pouvoir faire) ?

Avec une telle réflexion, la fiche de poste est clairement un outil de gestion qui va permettre à l’entreprise d’identifier clairement les domaines de compétences et les niveaux requis, de délimiter le champ d’action du titulaire assez précisément, de constituer une base pour des entretiens professionnels, d’identifier les besoins en formation professionnelle pour les évolutions internes.

Quelques généralités et conseils sur la fiche de poste

Il est clair qu’en rédigeant une fiche de poste, on est tenté de créer les besoins pour un profil de salarié dit « mouton à cinq pattes ». Ce serait une erreur. La synthèse, pour le recrutement par exemple, est clairement le meilleur conseil en la matière et cela facilite ensuite la sélection des candidats à l’embauche. Lors de la période des entretiens annuels, il est aussi plus facile de s’appuyer sur une fiche de poste synthétique pour échanger avec les salariés déjà présents au sein de l’entreprise et d’évoquer par la même occasion les évolutions de carrière possibles.

Dans la rédaction de la fiche de poste, il est également important de faire attention à tout élément qui peut être considéré comme discriminatoire. Pas de références à l’origine, au sexe, aux mœurs, à l’orientation ou l’identité sexuelle, à l’âge, à la situation de famille ou de grossesse, aux opinions politiques, à l’appartenance ou non appartenance réelle ou supposée à une ethnie, une nation ou une race, au nom de famille, au lieu de résidence, aux activité syndicales ou mutualistes, à l’état de santé ou le handicap.

Pour ces deux derniers points (la santé ou le handicap), ce peut être possible si l’inaptitude est constatée par le médecin du travail.

Sur la discrimination, le non-respect de ces règles dans le cadre d’une embauche expose les responsables à trois ans d’emprisonnement et quarante-cinq mille euros d’amende.

Si votre entreprise dispose de représentants du personnel, les délégués ont le droit d’être entendus par la direction sur les questions de salaires, de protection sociale, de conditions du travail, d’hygiène et de sécurité. Ils peuvent même ici prendre toute démarche utile avec l’inspecteur du travail. C’est la raison pour laquelle il est judicieux de les associer, pour la Direction des Ressources Humaines, à la démarche et validation de la fiche de poste.

Il est, vous le comprenez donc, particulièrement important d’apporter la plus grande attention à la création des fiches de postes pour votre entreprise. En pratique et légalement, elles ne sont pas obligatoires mais l’appel à des professionnels des Ressources Humaines est particulièrement conseillé. Il est aussi possible de contacter les syndicats professionnels et fédérations qui mettent le plus souvent à disposition des descriptions conventionnelles de classements des postes. Enfin, pour compléter totalement le sujet, il est vivement conseillé de mettre à jour les fiches de postes régulièrement, c’est d’ailleurs obligatoire lorsqu’un accident du travail a eu lieu au sein de l’entreprise.

X.D

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