Une fiche de poste est par définition un outil de gestion en ressources humaines qui a plusieurs objectifs comme la clarification des rôles et des responsabilités, l'amélioration du déroulement du recrutement dans le cas d'un poste à pourvoir ou de la mutation si ce dernier existe déjà, la possibilité de contrôler la bonne adéquation des résultats obtenus en fonction des objectifs définis avec le salarié. On l’utilise évidemment dans le cadre des étapes du processus de recrutement. Son utilité, par principe, ne se résume pourtant pas à cela puisque la fiche de poste est également utile lors d'une réorganisation de l'entreprise ou dans le cadre d'une démarche qualité.

Comment réaliser une fiche de poste étapes après étapes ?

Pour commencer, dans une première étape pour la création d'une fiche poste, il s'agit de bien déterminer les besoins de l'entreprise ou du service de l'organisation concernée. Pour cela, le responsable des ressources humaines ou la direction de l'entité doivent avoir une réflexion objective sur les besoins immédiats et plus à long terme. C'est par cette première analyse que la performance est possible et cela peut se faire en listant ce qui se révèle de l'urgent, des dossiers moins urgents et ceux que l'on pourra considérer comme de fond (les tâches nécessitant plusieurs mois ou années de réalisation pour le fonctionnement du service ou de l'entreprise). Dans un second temps, l'entreprise va s'appliquer à construire la fiche de poste en créant le descriptif qui comprend quatre éléments principaux :
  1. La raison d'être du poste lui-même, en d'autres termes, le "pourquoi" ;
  2. La nature et l'étendue des activités que le salarié aura à charge en distinguant notamment les missions principales et secondaires ;
  3. L'environnement du poste de travail en prenant soin de le placer dans l'organigramme de l'entreprise, en définissant les contraintes et opportunités de l'environnement, en précisant les relations internes et externes et en réfléchissant aux moyens mis à disposition ;
  4. La finalité du poste, enfin, qui permettra de répondre à plusieurs questions comme le fait de savoir quels sont les objectifs du poste à pourvoir et dans quelle mesure celui-ci participe aux objectifs du service et de l'entreprise.
Dans une troisième étape, il s'agit de définir précisément les compétences requises au travers de la fiche de poste. A partir d'un descriptif, il faut se poser des questions comme ;
  • Quels savoirs et requis sont nécessaires à l'exercice dans ce poste ?
  • Quel profil est correspondant (en termes de savoir mais aussi de savoir-être, de savoir faire, de savoir faire faire, de vouloir et de pouvoir faire) ?
Avec une telle réflexion, la fiche de poste est clairement un outil de gestion qui va permettre à l'entreprise d'identifier clairement les domaines de compétences et les niveaux requis, de délimiter le champ d'action du titulaire assez précisément, de constituer une base pour des entretiens professionnels, d'identifier les besoins en formation professionnelle pour les évolutions internes.

Une fois validée, la fiche de poste sert aussi de matière première à l'annonce de recrutement : en la transposant, veillez à éviter les erreurs fréquentes d'une offre d'emploi, comme un intitulé flou ou une liste d'exigences irréaliste.

Les rubriques d'une fiche de poste complète

Il n'existe pas de modèle officiel, mais la plupart des fiches de poste efficaces reprennent une structure proche de celle-ci. Elle tient en une à deux pages ; au-delà, la fiche n'est plus lue. Pour gagner du temps, partez d'un modèle de fiche de poste qui reprend les rubriques indispensables et des critères mesurables, à adapter à votre structure.

  • L'intitulé du poste, si possible aligné sur la classification de votre convention collective, et le service de rattachement.
  • Le positionnement hiérarchique : à qui le titulaire rend compte, qui il encadre éventuellement, avec qui il travaille au quotidien en interne et à l'extérieur.
  • La mission principale, résumée en une ou deux phrases : c'est la raison d'être du poste.
  • Les activités, regroupées par grands domaines et formulées avec des verbes d'action : organiser, contrôler, conseiller, réaliser, négocier.
  • Les indicateurs de réussite, qui permettent d'apprécier le travail accompli sans transformer la fiche en liste d'objectifs annuels.
  • Les compétences requises : connaissances techniques, savoir-faire, qualités relationnelles, avec le niveau attendu pour chacune.
  • Les conditions d'exercice : lieu de travail, déplacements, horaires particuliers, possibilité de télétravail, contraintes physiques, équipements de protection.
  • Les perspectives d'évolution vers d'autres postes de l'entreprise.
  • La date de mise à jour et le nom de la personne qui a validé la fiche.

Fiche de poste, fiche de fonction, offre d'emploi : ne pas confondre

Ces documents sont souvent utilisés l'un pour l'autre. Ils n'ont pourtant ni le même objet ni le même public.

  • La fiche de fonction, ou fiche métier, décrit un métier de manière générique, indépendamment de la personne qui l'exerce et parfois de l'entreprise : comptable, technicien de maintenance, assistant commercial.
  • La fiche de poste décrit un poste précis dans votre organisation, avec son environnement, ses relations et ses contraintes propres. Deux comptables d'une même entreprise peuvent avoir des fiches de poste différentes.
  • L'offre d'emploi est un document de communication destiné aux candidats. Elle s'appuie sur la fiche de poste mais la résume et met en avant ce qui rend le poste attractif.
  • Le contrat de travail fixe les engagements réciproques : qualification, rémunération, durée du travail, lieu de travail selon les cas. Il peut faire référence à la fiche de poste, sans s'y substituer.

Exemple : la fiche de poste d'un assistant commercial en PME

Pour rendre ces rubriques plus concrètes, voici à quoi peut ressembler, dans les grandes lignes, la fiche d'un assistant commercial dans une PME de distribution. Elle est à adapter à votre organisation.

  • Rattachement : responsable commercial ; travaille au quotidien avec les commerciaux terrain, le service logistique et la comptabilité.
  • Mission principale : assurer le suivi administratif des ventes, de la commande à la facturation, et constituer le premier point de contact des clients au téléphone.
  • Activités : saisir et suivre les commandes, préparer les devis à partir des grilles tarifaires, informer les clients des délais, traiter les réclamations de premier niveau, mettre à jour le fichier clients, préparer les tableaux de suivi des ventes.
  • Indicateurs : délai de traitement des commandes, taux d'erreurs de saisie, satisfaction des clients sur la qualité des réponses.
  • Compétences : maîtrise du logiciel de gestion commerciale et du tableur, aisance au téléphone, rigueur, sens de l'organisation, capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle.
  • Conditions d'exercice : poste sédentaire au siège, travail sur écran, pics d'activité saisonniers, télétravail partiel possible selon l'accord en vigueur.
  • Évolution : chargé de clientèle, puis commercial sédentaire.

Ce format, volontairement synthétique, permet au candidat comme au salarié en poste de comprendre en quelques minutes ce que l'on attend de lui et comment son travail sera apprécié.

Un appui pour la gestion des compétences et la formation

Rassemblées, les fiches de poste donnent une cartographie des compétences dont l'entreprise a besoin. En les comparant aux compétences réellement détenues par les salariés, vous repérez les écarts à combler, les savoir-faire détenus par une seule personne et qu'il faudrait transmettre, ou encore les postes difficiles à pourvoir en cas de départ. Ce travail sert de base au plan de développement des compétences, aux parcours d'intégration des nouveaux arrivants et à la préparation des successions, en particulier dans les petites entreprises où l'absence d'une seule personne peut bloquer une activité.

Quelle valeur juridique pour la fiche de poste ?

Aucun texte n'impose de rédiger des fiches de poste. Pour autant, le document n'est pas neutre juridiquement : en cas de litige, il peut servir à établir les fonctions réellement confiées au salarié, et donc sa classification conventionnelle, le statut de cadre ou non, ou encore l'étendue de ses responsabilités.

Plusieurs points méritent votre attention :

  • si les fonctions réellement exercées dépassent nettement celles de la fiche, le salarié peut revendiquer une classification et une rémunération supérieures ; le juge s'attache aux fonctions effectivement exercées plutôt qu'aux intitulés ;
  • une fiche annexée au contrat de travail et présentée comme contractuelle peut rendre plus délicate une évolution des missions, qui risque alors d'être analysée comme une modification du contrat nécessitant l'accord du salarié ;
  • une clause indiquant que les missions sont évolutives dans la limite de la qualification du salarié préserve une souplesse utile, sans permettre pour autant de lui confier des tâches sans rapport avec sa qualification ;
  • la fiche peut être utile pour apprécier une insuffisance professionnelle, à condition que les attentes qu'elle décrit aient été portées à la connaissance du salarié et restent réalistes.

La fiche de poste au service de la prévention des risques

La fiche de poste est aussi un outil de santé et de sécurité au travail. En décrivant les conditions d'exercice, elle alimente votre document unique d'évaluation des risques professionnels et facilite le travail du service de prévention et de santé au travail, notamment pour déterminer le type de suivi médical des salariés. Elle aide également à repérer les postes exposés à des facteurs de pénibilité.

Pour jouer ce rôle, la rubrique consacrée aux conditions de travail doit refléter le travail réel : charges portées, postures, horaires de nuit, exposition au bruit ou à des produits chimiques, travail isolé, conduite de véhicules. Une description trop générale, rédigée depuis un bureau, ne servira ni au médecin du travail ni à l'évaluation des risques. Observer le poste et interroger son titulaire restent les meilleures méthodes.

Faire vivre la fiche de poste

Une fiche de poste rédigée lors d'un recrutement puis oubliée dans un dossier perd vite sa valeur. Les missions évoluent avec l'activité, les outils et les compétences du titulaire. Quelques moments se prêtent naturellement à une mise à jour :

  • l'entretien annuel d'évaluation, lorsqu'il existe, qui permet de confronter la fiche aux missions réellement exercées ;
  • l'entretien professionnel, obligatoire à intervalles réguliers, consacré aux perspectives d'évolution et aux besoins de formation ;
  • une réorganisation, l'arrivée d'un nouvel outil ou la création d'un nouveau service ;
  • le départ du titulaire, avant de lancer le recrutement de son successeur ;
  • un accident, un incident ou un changement des conditions de travail qui modifie l'exposition aux risques.

Associez systématiquement le titulaire à la révision de sa fiche. Il connaît mieux que quiconque les tâches qui ont pris de l'importance, celles qui ont disparu et les difficultés rencontrées. La validation finale revient au manager et, le cas échéant, au service des ressources humaines.

Les erreurs à éviter

  • Recopier une fiche trouvée en ligne sans l'adapter à l'organisation et aux contraintes de votre entreprise.
  • Décrire la personne en place plutôt que le poste, ce qui complique son remplacement.
  • Accumuler les activités sans les hiérarchiser, au point de ne plus distinguer l'essentiel de l'accessoire.
  • Exiger des diplômes ou une expérience sans lien réel avec les missions, ce qui réduit inutilement le vivier de candidats et peut, dans certains cas, produire un effet discriminatoire.
  • Oublier les relations avec les autres services, source fréquente de conflits de responsabilités.

Questions fréquentes

Le salarié peut-il refuser une tâche qui ne figure pas sur sa fiche de poste ?

Pas nécessairement. La fiche n'est pas une liste exhaustive : l'employeur peut confier des tâches nouvelles dès lors qu'elles correspondent à la qualification du salarié et relèvent de son pouvoir de direction. En revanche, une modification importante des fonctions, ou des tâches sans rapport avec la qualification, peut constituer une modification du contrat que le salarié est en droit de refuser.

Faut-il remettre la fiche de poste au salarié ?

Ce n'est pas obligatoire, mais c'est vivement recommandé. Un salarié qui connaît précisément ce que l'on attend de lui travaille plus sereinement, et l'employeur peut plus facilement s'appuyer sur la fiche lors des entretiens.

Une TPE a-t-elle vraiment besoin de fiches de poste ?

Dans une très petite structure, chacun fait un peu de tout et la fiche de poste peut sembler superflue. Elle reste utile pour clarifier qui décide de quoi, pour préparer un recrutement et pour éviter les zones grises lorsque l'équipe s'agrandit. Une version courte, d'une page, suffit souvent.

La fiche de poste doit-elle mentionner la rémunération ?

Ce n'est pas son objet. La rémunération relève du contrat de travail et de la politique salariale de l'entreprise. La fiche peut en revanche indiquer le niveau ou le coefficient de classification conventionnelle, qui sert de référence pour fixer le salaire minimum applicable et situer le poste dans l'organisation.

Qui doit rédiger la fiche de poste ?

Le manager direct est le mieux placé pour la rédiger, avec l'appui du service des ressources humaines lorsqu'il existe et la contribution du titulaire du poste. Le dirigeant valide la cohérence d'ensemble avec l'organisation de l'entreprise.

Quelques généralités et conseils sur la fiche de poste

Il est clair qu'en rédigeant une fiche de poste, on est tenté de créer les besoins pour un profil de salarié dit "mouton à cinq pattes". Ce serait une erreur. La synthèse, pour le recrutement par exemple, est clairement le meilleur conseil en la matière et cela facilite ensuite la sélection des candidats à l'embauche. Lors de la période des entretiens annuels, il est aussi plus facile de s'appuyer sur une fiche de poste synthétique pour échanger avec les salariés déjà présents au sein de l'entreprise et d'évoquer par la même occasion les évolutions de carrière possibles. Dans la rédaction de la fiche de poste, il est également important de faire attention à tout élément qui peut être considéré comme discriminatoire. Pas de références à l'origine, au sexe, aux mœurs, à l'orientation ou l'identité sexuelle, à l'âge, à la situation de famille ou de grossesse, aux opinions politiques, à l'appartenance ou non appartenance réelle ou supposée à une ethnie, une nation ou une race, au nom de famille, au lieu de résidence, aux activité syndicales ou mutualistes, à l'état de santé ou le handicap. Pour ces deux derniers points (la santé ou le handicap), ce peut être possible si l'inaptitude est constatée par le médecin du travail.
Sur la discrimination, le non-respect de ces règles dans le cadre d'une embauche expose les responsables à trois ans d'emprisonnement et quarante-cinq mille euros d'amende.
Si votre entreprise dispose de représentants du personnel, les délégués ont le droit d'être entendus par la direction sur les questions de salaires, de protection sociale, de conditions du travail, d'hygiène et de sécurité. Ils peuvent même ici prendre toute démarche utile avec l'inspecteur du travail. C'est la raison pour laquelle il est judicieux de les associer, pour la Direction des Ressources Humaines, à la démarche et validation de la fiche de poste. Il est, vous le comprenez donc, particulièrement important d'apporter la plus grande attention à la création des fiches de postes pour votre entreprise. En pratique et légalement, elles ne sont pas obligatoires mais l'appel à des professionnels des Ressources Humaines est particulièrement conseillé. Il est aussi possible de contacter les syndicats professionnels et fédérations qui mettent le plus souvent à disposition des descriptions conventionnelles de classements des postes. Enfin, pour compléter totalement le sujet, il est vivement conseillé de mettre à jour les fiches de postes régulièrement, c'est d'ailleurs obligatoire lorsqu'un accident du travail a eu lieu au sein de l'entreprise. X.D