Plan de formation en entreprise : Définition, élaboration, financement, intérêt

Mettre en place une plan de formation dans son entreprise est essentiel et nous avons vu à plusieurs reprises que la formation des salariés fait partie des enjeux pour toute entité. Cela commence par la prise en compte du réelle GPEC mais si nous allons dans le détail, il n’est pas forcément toujours évident de pouvoir distinguer dans ces mesures ce qui relève de la formation collective, de la formation par relais et de la formation ciblée. Dans ce sujet, abordons la manière de réaliser un plan de formation en se fondant sur la définition des besoins, l’élaboration de celui-ci, les méthodes de financement et l’intérêt que ce la représente.

Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Aujourd’hui, plus que de parler de plan de formation, on évoque la notion de « plan de développement des compétences » en cohérence avec les différentes directives et la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences). Il désigne un document unique qui rassemble l’ensemble des actions de formations retenues par un employeur à l’égard de ses salariés. En pratique, aucune loi n’oblige un employeur a en proposer un mais les incitations sont forte au-delà même de la légitimité de favoriser le progrès des compétences de chacun tout au long de la vie. Il existe en pratique deux types d’actions recensées qui sont :

  • Les actions de formations obligatoires en application des accords collectifs (se reporter aux conventions collectives) ;
  • Les actions de formations non obligatoires.

En fonction des entreprises et des secteurs d’activité, il est tout à fait possible de trouver d’autres actions comme le bilan de compétences, la VAE (validation des acquis de l’expérience), la lutte contre illettrisme.

Comment élaborer un plan de formation ?

Clairement, commencer à élaborer un plan de formation pour ses salariés relève de la conduite au changement pour beaucoup d’organisations. On peut considérer qu’il existe trois types de stratégies distinctes e la matière, fonction du caractère plus ou moins collectif des actions de formations menées. Ce qui implique d’avoir à l’esprit que l’on peut découper la formation professionnelle en trois entités distinctes :

  1. La formation collective qui consiste à former toutes les personnes d’un périmètre donné (une unité de main d’œuvre ou une équipe par exemple) avec des degrés différents d’approfondissement. Ainsi tout ou partie des personnes salariées suivent tout ou partie des formations collectives proposées. Prenons ici par exemple le besoin de former ses salariés, de manière générale, à l’outil informatique ou à des process de digitalisation ;
  2. La formation par relais est plus précise dans la mesure où l’on cherche à former quelques collaborateurs sur un niveau d’expertise élevé afin que ces derniers puissent redéployer la formation auprès d’autres salariés ;
  3. La formation individuelle, enfin, qui est plus liée à des notions de tutorat ou de coaching. Ici, sont concernés quelques personnes de manière limitée avec une formation personnalisée.

Afin d’être efficace dans l’élaboration du plan de formation, en se reposant sur ces trois premiers axes évoqués, il faut suivre quelques étapes :

  1. Un travail de recensement de l’information est préalable en étudiant les différents succès et échecs de l’année passée et en faisant un bilan sur le plan des compétences de l’entreprise. Que peut-on améliorer ? Le plan de formation initial était-il suffisant et bien budgété ?
  2. Avec l’aide d’un conseil extérieur parfois, essayez de déterminer vos actions stratégiques à venir. De quoi a besoin l’entreprise ? Y a-t-il des emplois en mutation ? Le mieux est ici de de hiérarchiser les priorité.
  3. Tant sur le plan collectif qu’individuel, notamment grâce aux différents entretiens annuels menés, étudiez les besoins de formation de votre entreprise. Recensez bien à la fois les besoins d’évolution d’un secteur de l’entreprise en particulier et les aspirations des salariés également.
  4. La quatrième étape consiste à la mise en ouvre du plan de formation. Utilisez ici des tableurs Excel et un tableau général recueillant les besoins et les actions à mener.
  5. En rapport avec ces actions, il faut affecter une ligne budgétaire la plus précise possible et reflétant ce que cela représente réellement.
  6. Une fois votre plan de formation validé, pensez à bien communiquer sur celui-ci auprès de vos salariés. L’adhésion est importante pour pouvoir rendre la tâche efficace.
  7. Opérez un suivi mensuel ou trimestriel (en fonction de la taille de votre entreprise) sur l’impact de la communication faite et sur l’efficacité du plan de formation. Des ajustement sont souvent à opérer.
  8. Faites un bilan en fin d’année et communiquez dessus au besoin. La participation de la DRH est ici essentielle.

Qui finance le plan de formation d’un entreprise ?

Le coût d’un plan de formation est relativement important bien que son intérêt soit sans discussion réelle. Outre les frais pédagogiques de formation, il comprend un temps non productif pour l’entreprise, implique parfois aussi de l’hébergement et des frais annexes à la formation proposée. Cela dit, si l’entreprise supporte le coût lié à ce plan de formation, les entreprises de moins de 50 salariés peuvent prétendre des financements de la part des OPCO (Opérateurs de compétences), les ex-OPCA (Organisme paritaire collecteur agréé) depuis le 1er janvier 2019.

Se limiter au financement des OPCO n’est pas forcément suffisant pour certaines formations individuelles plus coûteuses. Il s’agit donc de chercher parfois d’autres financements possibles pour l’entreprise, parfois en accord avec le salarié.

Par ailleurs, pour certaines formations, en particulier celles relevant de la formation sécurité obligatoire, les entreprises font appel à du personnel qualifié pour jouer le rôle de formateur. Ces formations, le plus souvent, sont financées par l’entreprise elle-même en dehors de tout autre financement participatif (de type OPCO). Il est toutefois dommage de ne pas vérifier l’éligibilité de ces dernières auprès des organismes concernés.

Quel est l’intérêt d’un plan de formation ?

Comme évoqué plus haut, le plan de développement des compétences (le plan de formation en entreprise) est un outil utile à bien des égards du point de vue de la GPEC. Une entreprise doit pouvoir évoluer dans un marché toujours plus concurrentiel et faciliter le développement de compétences adaptées à celui-ci. Par ailleurs, il est remarqué que la formation des collaborateurs participe à la motivation de ces derniers au sens de ce que Herzberg pouvait décrire.

C’est donc un instrument, s’il est mis en place de manière cohérente, particulièrement efficace pour pérenniser l’activité d’une entreprise donnée.

X.D.

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