Qu’est-ce qu’un bail professionnel ? Définition

Un bail professionnel est un type de contrat de location essentiellement utilisé par les professions libérales, qu’elles soient réglementées (médecins, avocats, architectes, experts-comptables, etc.) ou non (consultants, conseillers en gestion, etc.). Le présent article complet vise à expliquer les principaux aspects du bail professionnel pour ceux qui souhaitent comprendre ou même entrer dans ce type de contrat.

Définition du bail professionnel

Un bail professionnel est un contrat spécifique, couvrant la location de locaux dédiés uniquement à l’exercice d’activités qui ne sont ni commerciales, ni agricoles, ni industrielles. Autrement dit, il concerne principalement les professionnels tels que les praticiens libéraux ou les consultants qui ont besoin d’un espace dédié pour exercer leur métier. Il est nécessaire de souligner que le bail professionnel doit nécessairement être consigné par écrit. Cela permet de protéger les droits et les intérêts des deux parties, le propriétaire et le locataire, en garantissant que tous les aspects de l’accord sont clairement définis et compris. La rédaction de ce contrat peut être réalisée par les parties elles-mêmes, un avocat ou un notaire, en fonction des préférences et des besoins des parties.

Dans le cas où la durée de la location est prévue pour plus de 12 ans, la loi impose une formalité supplémentaire : le document doit impérativement être rédigé par un notaire. Cette mesure assure la légalité et la validité de l’accord sur une longue durée, compte tenu des implications importantes pour les deux parties. Enfin, dans les situations où les locaux sont utilisés à la fois pour des activités professionnelles et résidentielles, un autre type de contrat, appelé « bail mixte », doit être utilisé. Cela garantit que toutes les dispositions légales et réglementaires spécifiques aux deux types d’utilisation sont correctement respectées et prises en compte, pour une cohabitation harmonieuse des différentes activités au sein du même espace.

Contenu du bail professionnel

Le contrat de bail professionnel est reconnu pour sa flexibilité, permettant aux parties concernées de négocier librement son contenu. Malgré cette marge de manœuvre, plusieurs éléments clés sont traditionnellement inclus pour garantir une bonne gestion et une meilleure compréhension des responsabilités mutuelles.

• Identification des Parties : Il s’agit du premier volet de tout contrat de bail professionnel. Les parties concernées, à savoir le propriétaire (bailleur) et le locataire, doivent être clairement identifiées. Cela implique généralement leurs noms complets, adresses et autres informations de contact pertinentes ;
• Description du Local : Une description détaillée des locaux faisant l’objet de la location est nécessaire. Cela inclut la taille, la localisation, les caractéristiques principales du local, et si pertinent, une description des espaces annexes (comme les zones de stockage, les parkings, etc.) ;
• Durée du Bail : Le contrat de bail professionnel doit préciser la durée de l’engagement. Cette durée ne peut être inférieure à six ans. Cette disposition est cruciale car elle fournit un cadre temporel clair pour le propriétaire et le locataire ;
• Modalités Financières : Ce volet du contrat définit le montant du loyer et les conditions de son paiement. De plus, il précise les modalités de révision du loyer. Cela pourrait comprendre les critères de l’ajustement du loyer et la fréquence de cette révision ;
• Répartition des Charges : Le contrat doit également établir comment les charges sont réparties entre le propriétaire et le locataire. Cela peut inclure les frais d’entretien, les frais de services publics, et d’autres charges associées à l’utilisation du local ;
• Dépôt de Garantie : Un autre élément important est le dépôt de garantie, une somme versée par le locataire au début de la location pour couvrir d’éventuels manquements à ses obligations. Le montant du dépôt et les conditions de son remboursement à la fin de la location doivent être spécifiés ;
• Obligations des Parties : Le contrat devrait énumérer en détail les obligations du propriétaire et du locataire. Cela peut concerner l’entretien du local, les réparations, l’usage du local, entre autres.

Outre ces éléments, le propriétaire est tenu de joindre deux diagnostics au contrat : le Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) et l’État des Risques Naturels, Miniers et Technologiques (ERNMT). Ces diagnostics permettent au locataire de comprendre le niveau de performance énergétique du local ainsi que les risques potentiels associés au site.

Il est essentiel de bien étudier le contrat de bail professionnel

État des lieux des locaux professionnels

La réalisation d’un inventaire des biens (l’état des lieux) est une étape incontournable au moment de l’entrée et de la sortie du locataire du local professionnel. Cet inventaire peut être effectué soit de manière collaborative par le propriétaire et le locataire, soit par un commissaire de justice, une figure juridique qui peut être sollicitée par l’une ou l’autre des parties. Dans ce dernier cas, les frais engendrés par l’intervention du commissaire de justice sont répartis équitablement entre les deux parties.

Cet inventaire a pour but de faire un bilan précis et détaillé de l’état du bien au moment de la prise de possession et de la restitution des lieux. Il permet de prévenir d’éventuelles mésententes ou contestations en fournissant une référence claire de l’état initial et final des lieux.

Si pour une raison ou une autre, cet inventaire n’est pas réalisé, la loi prévoit une présomption en faveur du locataire. Autrement dit, en l’absence d’un inventaire des biens, il est supposé que le locataire a reçu le local professionnel en bon état de réparation. Cela signifie que le propriétaire ne peut prétendre à aucune compensation pour des dégâts ou des détériorations supposés avoir été causés par le locataire, sauf à apporter la preuve contraire.

Le loyer initial et le loyer révisé

La détermination du montant du loyer est un élément clé du contrat de bail professionnel, qui est établi en toute liberté par les parties concernées. Les détails concernant la méthode de paiement, qu’elle soit mensuelle, trimestrielle ou annuelle, sont explicitement indiqués dans le contrat pour éviter toute ambiguïté.

En ce qui concerne l’ajustement du loyer, sa révision,  une clause spécifique peut être insérée dans le contrat, permettant une révision périodique basée sur un indice spécifique tel que l’ILAT (Indice des Loyers d’Activités Tertiaires). Cet indice reflète l’évolution des loyers dans le secteur des activités tertiaires, permettant une actualisation équitable du loyer en fonction du marché immobilier professionnel.

Cependant, si aucune clause de révision n’est explicitement mentionnée dans le contrat, le montant du loyer initialement convenu reste inchangé pendant toute la durée du bail. Cela offre une stabilité financière tant pour le locataire qui peut prévoir avec précision ses dépenses de location, que pour le bailleur qui a la garantie d’un revenu locatif constant.

Le dépôt de garantie

Bien qu’il ne soit pas impératif, l’instauration d’un dépôt de garantie peut être stipulée dans le contrat de bail professionnel. Cette somme d’argent, dont le montant est déterminé de manière consensuelle entre le locataire et le propriétaire, agit comme une forme de sécurité pour le bailleur contre d’éventuels manquements contractuels du locataire.

Ainsi, lors de la fin du bail, si le locataire a respecté l’ensemble de ses obligations stipulées dans le contrat, telles que le paiement régulier du loyer et des charges, l’entretien des locaux ou encore la réalisation de certaines réparations, le dépôt de garantie lui est intégralement restitué.

Ce dépôt de garantie agit donc comme un mécanisme de protection pour le propriétaire, tout en incitant le locataire à respecter scrupuleusement ses obligations contractuelles, sachant qu’une partie ou la totalité de cette somme pourrait être retenue en cas de manquement à ses responsabilités.

Il faut étudier (voire négocier) le dépôt de garantie demandé

Charges, frais annexes, impôts et taxes

La manière dont les frais annexes, les impôts et les taxes sont répartis entre le propriétaire et le locataire est habituellement déterminée de façon consensuelle et détaillée dans le contrat de bail professionnel. Ces coûts peuvent inclure des dépenses variées telles que les frais de maintenance, les services publics, les impôts fonciers et les primes d’assurance de l’immeuble (évaluez ou faites évaluer ici les besoins en assurance).

Dans le cas où le contrat de bail professionnel n’offre pas de clarté ou ne mentionne pas explicitement comment ces coûts doivent être répartis, la responsabilité de régler les impôts fonciers ainsi que les frais d’assurance de l’immeuble repose, par défaut, sur le propriétaire. Il est toutefois recommandé de clarifier ces détails dans le contrat pour éviter toute confusion ou différend ultérieur entre le bailleur et le locataire.

Ainsi, une communication claire et transparente sur la répartition des charges, impôts et taxes peut contribuer à une relation sereine et équilibrée entre le propriétaire et le professionnel locataire, en limitant les risques de malentendus ou de conflits.

Durée et résiliation du bail professionnel

Un bail professionnel est établi pour une durée minimale de six ans, offrant ainsi une certaine stabilité aux professionnels dans la conduite de leurs activités. À l’issue de cette période, le contrat est automatiquement renouvelé pour une durée équivalente, sauf indication contraire de la part du propriétaire ou du locataire. C’est ce que l’on appelle une « reconduction tacite ». Le locataire, cependant, bénéficie d’une flexibilité quant à la durée de son occupation des locaux : il peut à tout moment décider de mettre un terme au bail, à condition de respecter un délai de préavis de six mois. Cela lui offre une certaine souplesse pour adapter son activité à ses besoins évolutifs.

Le propriétaire, de son côté, peut choisir de ne pas renouveler le bail à la fin de la période de six ans. Pour ce faire, il doit également respecter un préavis de six mois. Contrairement au bail commercial, il n’est pas tenu de verser une indemnité d’éviction au locataire dans le cadre d’un bail professionnel. Ces règles garantissent un équilibre entre la stabilité nécessaire au locataire pour mener ses activités professionnelles et la flexibilité permettant à chaque partie de réagir aux changements de circonstances.

Le cas de la cession et de la sous-location

Concernant le transfert de bail ou la sous-location, le bail professionnel offre en principe une certaine flexibilité au locataire. À moins que le contrat n’établisse des restrictions à cet égard, le locataire a la possibilité de sous-louer les locaux ou de céder son bail à un tiers. Dans ces situations, il est cependant impératif que le locataire en informe le propriétaire. C’est une étape cruciale pour garantir la transparence et maintenir une relation saine et équitable entre toutes les parties concernées.

Par ailleurs, il est possible que le contrat de bail professionnel prévoie des dispositions particulières en matière de cession. Par exemple, le propriétaire peut exiger de donner son accord préalable à la cession, ou encore demander que la cession soit formalisée par un acte notarié. Il est donc crucial que le locataire soit bien au courant de ces dispositions et les respecte. Il est également important de noter que, dans le cas d’une sous-location, le locataire principal reste responsable envers le propriétaire du respect du contrat de bail. Par conséquent, il doit veiller à ce que le sous-locataire respecte toutes les conditions du bail, y compris, par exemple, le paiement régulier du loyer.

En guise de conclusion : Bien choisir avant de s’engager

Pour conclure, la location d’un bail professionnel représente un engagement conséquent pour une entreprise ou une profession libérale. Cela exige une prise en compte approfondie des différents paramètres qui ont été abordés dans cet article, à savoir le loyer, le dépôt de garantie, les charges, impôts et taxes, la durée du bail et la possibilité de cession ou de sous-location.

Cependant, la simple prise en compte de ces facteurs contractuels et financiers n’est pas suffisante. Comme le souligne notre précédent article « Comment choisir des bureaux pour son entreprise ?« , le choix du local professionnel doit également tenir compte d’autres paramètres stratégiques et pratiques. Il s’agit notamment de l’identification précise des besoins de l’entreprise, du rôle stratégique de la localisation, de l’importance de l’aménagement et du design, ainsi que de la prise en compte du coût global (incluant le loyer mais aussi les dépenses d’aménagement et d’entretien).

Le choix du local professionnel est donc une décision stratégique qui peut influencer directement le succès de votre entreprise. Pour réussir ce choix, il est essentiel de combiner une approche contractuelle et financière rigoureuse (en tenant compte des conditions du bail professionnel) et une approche stratégique et fonctionnelle (en prenant en compte les spécificités de votre entreprise et les besoins de vos employés).

R.C.