Vous bénéficiez d’une solide expérience en tant que secrétaire salariée ou vous vous êtes formé au métier et vous souhaitez exercer cette fonction à domicile ? C’est une bonne idée car vous êtes déjà bien armé en termes de compétences. Cependant, être à son compte en tant que télésecrétaire nécessite de prendre en compte d’autres aspects, liés à la gestion d’entreprise. Nous faisons le point dans cet article sur « comment devenir secrétaire à domicile », mais l’idéal serait de passer par une courte formation de télésecrétariat pour appréhender toutes les facettes de votre nouveau métier.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? Quel est son rôle ?
Une télésecrétaire est une personne indépendante qui propose ses services administratifs à des entreprises ou des professions libérales, qui souhaitent externaliser cette fonction. Les clients sont généralement des cabinets médicaux, des artisans, des avocats ou de Toutes Petites Entreprises (TPE). La secrétaire indépendante opère très souvent sous le statut de micro-entreprise, elle n’est donc pas salariée de l’entreprise.
Elle exerce néanmoins les mêmes fonctions qu’une secrétaire traditionnelle qui serait salariée de l’entreprise, avec, par exemple, les missions suivantes : l’ouverture du courrier, la gestion des tâches administratives courantes (rédaction des courriers, des comptes-rendus de réunions, établissement des devis et des factures, recouvrement des créances etc.), la gestion des appels téléphoniques et de la prise de RDV etc. Ces missions ne sont pas exhaustives, son rôle de secrétaire peut évoluer vers un rôle d’assistante autonome et polyvalente selon les besoins exprimés par le client.
A noter que cette fonction se développe également maintenant auprès des particuliers (pour les personnes âgées par exemple) afin de les accompagner dans la gestion de leurs tâches administratives quotidiennes tel que le paiement de factures, la déclaration d’impôts, la réponse aux courriers etc. En travaillant pour les particuliers, vous serez considéré comme prestataire de service à la personne et vos clients pourront bénéficier d’une réduction d’impôt allant jusqu’à 50 %.
Quelles sont les qualités personnelles indispensables pour exercer le métier de télésecrétaire ?
Cette fonction nécessite à la fois les qualités nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire indépendante mais également des qualités liées à la gestion d’entreprise.
La fonction de secrétaire nécessite une grande polyvalence. En effet, elle doit être multitâches, tout en étant organisée et en priorisant le travail à effectuer. Bien qu’elle soit très sollicitée, elle doit pouvoir se rendre disponible lorsque c’est nécessaire et ainsi pouvoir répondre aux urgences. Le métier de secrétaire étant un métier de contacts, elle doit posséder d’excellentes qualités humaines, avoir un sens relationnel aiguisé et maitriser parfaitement le français à l’oral comme à l’écrit.
En tant que chef d’entreprise, elle doit être suffisamment autonome pour prendre les bonnes décisions, pouvoir justifier de qualités et compétences commerciales, être en capacité de gérer son entreprise et savoir concilier sa vie de famille et sa vie professionnelle.
Comment devenir télésecrétaire ?
Comme pour toute création d’entreprise, il est fortement conseillé de se faire accompagner pour bien définir les tenants et les aboutissants de cette nouvelle vie professionnelle que vous vous apprêtez à vivre.
Vous devrez par exemple définir le statut de votre entreprise. Généralement, le métier de télésecrétaire s’exerce sous le statut de micro-entreprise mais il existe d’autres statuts qui peuvent également être intéressants à exploiter (entreprise individuelle, SAS, SA etc.). Chacun de ces statuts présente des avantages et des inconvénients, notamment en matière de fiscalité. Un accompagnement par les conseillers à la création d’entreprise des CCI ou de la BGE vous permettra de clarifier le statut qui correspondra le mieux à votre activité.
Cet accompagnement vous permettra également d’être épaulé dans la conception de votre business plan, la recherche d’aides à la création d’entreprise (comme l’ACRE), de définir les assurances nécessaires, d’être guidé dans la conception de votre étude de marché ou encore de votre stratégie commerciale et de communication.
Il est également important de suivre des formations pour être chef d’entreprise et de se faire accompagner sur la durée pour donner toutes les chances à votre projet de se pérenniser dans le temps.
Comment trouver des clients lorsque l’on est secrétaire à son compte ?
La première chose à faire est de se faire connaître. Mettre en place une stratégie de communication avec la création d’un site Internet bien référencé localement peut être une première étape.
Ensuite, vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux, comme Facebook ou LinkedIn, qui vous permettront d’élargir votre réseau et ainsi trouver de nouveaux clients. Prospecter sur LinkedIn, est un bon moyen d’identifier des contacts potentiels mais aussi de répondre à des demandes spontanées d’entreprises qui feraient leur demande directement via ce réseau. Les offres d’emplois « d’assistante » ou de « secrétaire » sur ce réseau, sont assez fréquentes, à vous de vous positionner habilement pour proposer vos services en tant que télésecrétaire.
C.S