Dans les Grandes Entreprises, la recherche d’optimisation des coûts de fonctionnement est essentiel pour garder de la compétitivité das les différents départements. Si la question est valable pour les entreprises cotées en France, la réduction des coûts concerne également les PME et même les TPE (très petites entreprises). Dans cet articles, étudions ensemble la question du Budget base Zéro et ses modalités d’application au sein de votre entreprise.
Définition du BBZ
L’expression BBZ signifie « Budget Base Zéro » et elle tire sa traduction d’une terminologie cette fois-ci en anglais : le ZBB ou Zero Based Budgeting. Avec cette méthode, une entreprise recherche la compétence et la performance en remettant en cause les tâches accomplies et la façon dont elles le sont. Avec la méthode BBZ, un contrôleur de gestion tente de trouver la raison d’être de chaque coût observé sans se contenter de le reconduire. Il peut ainsi rationaliser la préparation des budgets de frais généraux de l’ensemble de l’entreprise en observant la manière de fonctionner et les dépenses de chaque département de cette dernière. En pratique, il est alors possible de présenter les budgets aux différents responsables sous forme de dépenses utiles à l’établissement des missions confiées, les managers pouvant dès lors effectuer des choix sur les-dits budgets proposés. On peut l’utiliser pour la préparation d’un futur budget prévisionnel également.
Avantages de la mise en place de la méthode Zero Based Budgeting
Avec le concours de la direction, du contrôleur de gestion, de l’expert-comptable (pour les plus petites entreprises) et des managers des différentes unités et départements de l’entreprise, la méthode Budget Base Zéro peut permettre de réduire de manière rationnelle les frais généraux de l’organisation. Elle a également l’avantage de mesurer le volume d’activité des services tout en observant par la même occasion le niveau de qualité. En opérant ces manœuvres budgétaires liées à l’organisation et à son coût, une entreprise peut logiquement réorienter les dépenses vers les missions les plus prioritaires, effectuant ainsi des choix stratégiques dans un environnement toujours plus concurrentiel.
Cela dit, la méthode BBZ peut être problématique parfois, tant du point de vue des ressources humaines que de la manière dont est communiquée le changement dans les différents départements. Cela impose donc à l’équipe de direction de présenter clairement les règles du jeu aux différents managers avant même de faire débuter l’opération BBZ et la préparation des budgets. Cela implique aussi d’effectuer a posteriori un contrôle pour valider le fait que les missions écartées dans un service ou un département le sont réellement.
Comment mettre en place un Budget Base Zéro ?
Pour lancer cette opération de cost-killing au sein d’une entreprise, il faut procéder par étapes :
Étape 1 : Réunir et interroger les parties prenantes. Comme souvent en matière de contrôle de gestion, il va falloir faire un diagnostic de l’entreprise par départements et services. On peut ici, dans cette première étape de la méthode BBZ, s’appuyer sur le responsable avec son équipe pour faire l’inventaire des missions et rechercher des indicateurs de résultats adéquats comme l’efficacité, la fréquence, le coût, la qualité, etc. Pour maximiser l’efficacité de cette première opération, il convient de trouver les liaisons principales rencontrées avec les autres unités de services et départements de l’entreprise.
Étape 2: Les alternatives et l’inventaire des services de l’entreprise. Lorsque l’on parle d’alternative en contrôle de gestion, il s’agit d’abord de trouver celles qui peuvent soit améliorer la production, soit réduire les coûts de fonctionnement. Il n’est pas conseillé ici d’écarter la décision du supérieur hiérarchique et des managers dans la démarche alors même que l’alternative proposée peut se voir objectée un refus. Dans ce cas, la direction peut envisager de l’étudier de manière plus approfondie et de proposer de nouveau cette alternative plus tard, après quelques mutations dans le fonctionnement du service. Le département et le service doivent d’ailleurs être inventoriés sur les prestations dans l’alternative si cette dernière est retenue. Concernant cet inventaire, essentiel et critique dans la méthode du Budget Base Zéro, il convient de préciser les niveaux de services en définissant ceux-ci, en allouant les moyens nécessaires, le coût et les tâches effectuées. On élabore alors une version de base en considérant que les prestations restantes sont des ajouts à classer par ordre d’importance.
Étape 3: L’élaboration des propositions budgétaires pour chaque département ou service de l’entreprise. Dans cette étape de la méthode BBZ, l’opération consiste à consolider les classements par départements et domaines en s’intéressant, dans la discussion, aux ajouts ou suppressions uniquement. Ce qui est indispensable ou contingent ne fait plus place à la réflexion. L’élaboration budgétaire ne se concentre ainsi que sur les alternatives retenues pour maximiser l’efficacité de l’opération. Lorsque tout est prêt, il est sage de s’orienter vers la concertation entre les différentes unités de l’entreprise, en intégrant les différents managers autour du sujet du BBZ. Les autres options non retenues feront quant à elles l’objet d’études plus approfondies par la suite ou lors d’une ultérieure stratégie de conduite au changement.
X.D