Techniquement, une créance est un droit d’obtenir une chose ou un paiement. Dans la gestion le cycle d’activité d’une organisation, lorsqu’une facture est émise en attente de paiement, l’entreprise émettrice contracte une créance client qui sera résolue au paiement de cette dette du point de vue du tiers. On trouve donc une toujours une contrepartie à une créance : la dette. Lorsque l’on contracte une dette auprès d’un créancier, on est donc le débiteur de ce dernier. Dans ce sujet, abordons la question de la créance client sous différents angles et évoquons également les autres formes de créances qui peuvent exister, notamment celles que l’on comptabilise en fin d’exercice au moment de l’inventaire.
La créance est un besoin en gestion de trésorerie
Si l’on se penche sur la nature d’une facture émise, une entreprise facturant contracte un besoin de trésorerie ; celui de se faire payer par le client. Tant que la créance client n’est pas résolue (encaissée), l’argent est dehors, créant un besoin qui techniquement sera couvert par les fonds propres de l’entreprise mais aussi ses dettes. Si une créance appartient à la catégorie des besoins (puisqu’elles doivent se faire financer tout comme des actifs par exemple), la dette représente, quant à elle des ressources : Tant que le paiement n’est pas réalisé, la trésorerie de l’entreprise n’est pas impactée par une dette. Les notions d’encaissements et de décaissements sont donc largement à prendre en compte pour évaluer la bonne santé de la trésorerie d’une entreprise et évaluer sa CAF (Capacité d’auto-financement) notamment.
On observe particulièrement ce phénomène dans le bilan d’une entreprise : les emprunts constituent des éléments à rembourse et sont donc des dettes qui financent les besoins de l’actif (les immobilisations et la trésorerie positive particulièrement).
La nécessité de recouvrir les créances clients
Dès lors qu’une facture est émise, il faut pouvoir préciser dans les conditions de vente le délai de paiement accordé. Généralement court lorsqu’il s’agit de particuliers (le paiement dit « au cul du camion »), il peut être parfois négocié avec certains clients professionnels à 30 jours, 30 jours fin de mois parfois (ou d’autres modalités ne pouvant en théorie excéder 90 jours). Ce qui signifie qu’une facture adressée le 2 janvier de l’année N pourra par exemple (dans le cas d’un paiement 30 jours fin de mois) être réglée par le client le 28 février. Ceci constitue, on le comprend bien, un impact important dans la gestion de trésorerie et participe négativement au BFR (Besoin en Fonds de roulement). Bien évidemment, il arrive que les créances contractées ne donnent lieu à des paiements effectifs ou soient retardés. Il existe ainsi des créances douteuses et irrécouvrables qui peuvent faire l’objet d’écritures particulières en comptabilité.
Pour recouvrir les créances clients, il existe des règles qu’il est bon de connaître :
Le recouvrement amiable est souvent suffisant et toujours essentiel à réaliser pour s’assurer d’un paiement un jour de la créance client. Il s’agit de contacter directement le débiteur par téléphone ou par mail. C’est une chose que nous vous recommandons de faire en général dans les sept jours suivant l’échéance de la facture. Cette technique pourra être accompagnée de une ou plusieurs lettres de relance. Une lettre doit apporter la preuve de la dette « en retard » et pourra ensuite être exploitée par les voies légales. Il existe des lettres-types (éviter les propos menaçant) mais sachez que c’est un pré-requis pour lancer une procédure de recouvrement judiciaire.
Cette phase de procédure de recouvrement judiciaire est très encadrée et se déroule en trois étapes :
- L’envoi d’une lettre de relance ;
- La mise en demeure de payer ;
- L’injonction de payer
Il est à noter également qu’il existe des alternatives à l’injonction de payer qui sont le référé-provision et l’assignation au paiement.
Les créances au moment de l’inventaire et à la clôture de l’exercice
Si les créances clients sont spécifiées au moment de la clôture de l’exercice, il existe aussi des créances plus particulières appelées créances et dettes en monnaie étrangère. Pendant l’exercice, l’entreprise peut enregistrer des créances et des dettes en monnaie étrangère. Leur valeur d’entrée correspond évidemment au cours des changes à la date de comptabilisation.
A l’inventaire, ces créances et dettes sont actualisées par le comptable au dernier cours de change. Si cette actualisation a pour effet de modifier les montants en euros précédemment comptabilisés, l’entreprise ou l’organisation pourra alors constater des écarts de conversion. Ces différences constatées correspondent ainsi soit à une perte latente de change, soit à des gains latents de change.
X.D.