La méthode DMAIC est utilisée par les professionnels de la gestion et les chefs d’entreprises pour la résolution de problèmes et comprend un ensemble d’outils techniques d’amélioration des processus, appliqués sur une base projet, dans l’optique d’améliorer la satisfaction des clients et d’atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. Les cinq lettres qui composent cet acronyme signifient :
- D pour Définir une problématique ;
- M pour Mesurer le potentiel de processus concerné ;
- A pour Analyser l’apparition des dysfonctionnements (quand, où et comment) ;
- I pour Innover avec les solutions d’améliorations possibles ;
- C pour Contrôler et comment piloter les variables clés pour conserver l’avantage.
Passons aux explications d’une méthode qui peut prendre du temps à mettre en place dans votre entreprise (environ six mois)…
Quels objectifs pour la méthode DMAIC ?
Si vous décidez d’employer la méthode DMAIC, c’est que vous souhaitez améliorer la performance des processus mais aussi maîtriser les risques en rationalisant l’organisation et le fonctionnement de votre entreprise. L’impact recherché est bien entendu la réduction des coûts, des délais mais aussi l’augmentation de la qualité dans un processus que l’on peut qualifier de lean management. Nous avons, à plusieurs reprises, évoqué sur ce site que le contrôle de gestion apporte une méthodologie d’analyse continue fondée sur un processus approuvé et suivi par l’ensemble des collaborateurs et intervenants. C’est dans ce contexte que se met en place une méthode DMAIC.
Quelles sont les étapes de la mise en place DMAIC ?
Pour commencer, à l’instar des autres méthodes en gestion, il faut commencer par définir l’objet de l’étude, son périmètre et les objectifs attendus. Pour cela, l’identification des activités qui présentent un défaut est utile ; Pour cela, il faut sélectionner avec précision les défauts mesurables et identifier par la même occasion les acteurs impliqués dans le processus.
Ensuite, il est nécessaire de mesurer la situation actuelle en collectant les informations disponibles et en les classant par type de défaut. On pourra donc dans cette étape utiliser les KPI permettant de mesurer la performance du processus. L’apport et l’expertise du contrôleur des gestion en appui du donneur d’ordre comme le chef d’entreprise ou le gestionnaire est essentielle pour avancer.
Dans une troisième étape, il faudra analyser les dysfonctionnements constatés pour remonter aux causes et exprimer ce constat par des données mesurables. La donnée mesurable est essentielle pour étudier l’ampleur des défauts, faire des distinctions en matière d’impact, de risque, de cause. C’est l’occasion également de confirmer ici les dysfonctionnements ressentis par les différents acteurs et collaborateurs de l’entreprise et de partager « l’état des lieux » avec eux.
Une quatrième étape dans la mise en place de la méthode DMAIC consiste à contrôler l’évolution de la nouvelle situation en utilisant les tableaux de bord existants et en s’appuyant sur les KPI qui ont été définis dans ce cadre. Des audits réguliers sont les bienvenus ; analyser les résultats et mesurer l’efficacité des solutions appliquées avec les acteurs du processus, en suivant l’avancement des actions correctives qui peuvent être envisagées, permet de rendre la méthode DMAIC efficace et complète.
Les outils en appui de la méthode DMAIC
Le DMAIC s’appuie en réalité sur de nombreux outils couramment utilisés en gestion. Par exemple, on emploie la méthode par ailleurs utilisée dans d’autres domaines qu’est le QQOQCC pour déterminer les défauts :
- Qui ?,
- Quoi ?,
- Où ?,
- Quand ?,
- Comment ?,
- Combien ?
On parle ici de méthode empirique de questionnement permettant de collecter les données nécessaires et suffisantes pour définir, caractériser, rendre compte de manière complète d’une situation, d’un processus quelconque.
La matrice IPO pour « Imputs, processus, outputs« , qui fera l’objet également d’un sujet dans notre blog, précise quant à elle à partir de livrables identifiés la démarche de recherche et de traitement du problème ainsi que les données d’entrées nécessaires.
Les professionnels de la question utilisent aussi l’analyse Pareto (les fameux 20/80) qui est applicable aux clients, aux produits/clients, aux produits/clients/canaux. C’est un outil d’une grande importance pour prendre des décisions stratégiques pour l’entreprise et par ailleurs un outil employable dans de maintes situations, que ce soit en gestion ,en marketing et dans les métiers nécessitant une analyse stratégique.
On citera enfin la méthode des 5M, que l’on nomme aussi arête d’Ishikawa, qui consiste à classer différentes causes influant l’objectif final en cinq grandes catégories. C’est ici un outil particulièrement employé pour s’assurer que rien n’a été oublié dans l’analyse des problèmes rencontrés par l’entreprise.