Par définition, recouvrer une créance implique de mettre en place des process afin de récupérer l’argent dû par le client. Nous vous invitons sur ce point à consulter notre article sur les créances clients pour mieux comprendre ce que cela signifie. Cela étant dit, il est possible d’être plus efficace dans l’audit des créances clients d’une entreprise, en se basant par exemple sur une balance âgée. Explications détaillées.
Définition du recouvrement de créances
Le recouvrement de créances est parfaitement encadré par la loi et toutes les activités liées au fait de recouvrer une créance nécessitent de connaître la procédure et d’avoir la capacité d’exercer ce droit. Par principe, il existe plusieurs types de créances et plusieurs moyens de réaliser l’opération consistant à récupérer des flux d’argent pour une entreprise. Techniquement, il convient de distinguer les créances clients des créances fiscales. Si les premières sont considérées comme civiles, les secondes entrent dans un autre cadre lié à l’État. Pour les créances commerciales (liées aux entreprises), le créancier se désigne comme la personne physique ou morale à laquelle la chose est due par le débiteur.
Quand recouvrer une créance ?
Il est important de savoir que tout entreprise ou personne physique doit procéder au recouvrement de créances dès lors que la date limite indiquée sur une facture (l’échéance) est dépassée. Il s’agit d’une obligation légale qui fera suite à des relances préalables par mail, téléphone ou courrier. Les échanges avec le client sont essentiels avant de rentrer dans une procédure quelconque. L’objectif est d’essayer dans un premier temps de régulariser la situation avant, dans un second temps, de passer à d’autres étapes. Ce apport communicationnel est important et permet généralement de régulariser la plupart des défauts de paiements. En cas d’échec dans les rappels, l’entreprise pourra procéder au recouvrement de deux manières différentes :
- Le recouvrement amiable ;
- Le recouvrement judiciaire
Recouvrer une créance de manière judiciaire implique de faire appel à des tiers spécialisés et autorisés comme les huissiers et avocats.
Qu’est-ce que le recouvrement amiable ?
Il s’agit de la solution la plus utilisée par les entreprises puisque recouvrer une créance de manière amiable peut être réalisée par l’entreprise ne mettant en place des process simples de récupération des sommes dues par le client. Il n’est pas obligatoire de passer par une société de recouvrement même si la solution paraît particulièrement intéressante pour certaines entreprises souffrant de nombreux contentieux ou délais de paiements (par exemple dans le BTP). Le recouvrement amiable est en pratique l’envoi d’une lettre simple qui respecte le formalisme suivant :
- L’identification des parties ;
- Le montant de la somme réclamée (la créance due) ;
- le délai accordé au débiteur pour honorer la dette.
Qu’est-ce que le recouvrement judiciaire ?
Sans le cas où la procédure de recouvrement amiable ne fonctionne pas, il devient possible pour l’entreprise d’avoir recours aux voies judiciaires. C’est ce que l’on appelle le recouvrement judiciaire pour créances commerciales et il convient dès lors de respecter certaines étapes menées avec le renfort de juristes habilités. Le recouvrement judiciaire peut ainsi être mené de différentes manières :
- L’injonction de payer est la procédure judiciaire rapide puisqu’elle peut se faire en général dans un délai de deux mois sans avoir recours à un avocat (de manière obligatoire) ;
- Le référé provision est l’outil pour recouvrer une créance le plus rapide dans la mesure où la durée est souvent comprise entre quinze jours et un mois, également sans avocat ;
- L’assignation au fond est la procédure la plus longue que l’entreprise emploiera pour les dossiers les plus complexes de recouvrement. Là, la procédure est plus longue.
Comment rendre efficace sa manière de recouvrer une créance ?
Un travail préparatoire est à mener avant même d’envoyer le premier courrier en lettre simple.
Tout d’abord, pour chaque entreprise, il faut pouvoir identifier l’ensemble des créances clients à certains instants t. On procède ici idéalement en sortant une balance âgée qui permet d’étudier plus en détail ce poste comptable. Pour pouvoir procéder aux dispositifs de recouvrements prévus ci-dessus, auditer la facturation s’impose. Avant même de s’interroger sur la recouvrabilité d’une créance, il faut se pencher sur l’évaluation du chiffre d’affaires qui a fait naître la créance et tenir compte du fait que des paiements reçus du client sous formes d’acomptes peuvent être déconnectés de la reconnaissance du chiffre d’affaires.
Qualifier la créance avant de procéder au recouvrement
Pour cela, il faut vérifier dans certains secteurs d’activité si les prestations sont étalées sur plusieurs exercices afin d’évaluer le montant à facturer à la clôture qui crée la créance client. De manière normée, en France, il existe deux méthodes : « L’achèvement » et « à l’avancement ». C’est un point qui concerne particulièrement les métiers de la construction. Concernant la vente de biens, le fait générateur de créance est constitué par le transfert de propriété qui intervient le plus souvent à la création de la facture (la facture solde par exemple).
Passer par une société d’affacturage
La créance est par nature un fait certain qui peut être cédé à des sociétés d’affacturage. L’entreprise cède dès lors tout ou partie de ses créances à un organisme (on appelle cela aussi les cessions loi Dailly) qui lui verse la trésorerie attendue en avance et se rémunère par des commissions. On procède ici avec un contrat d’affacturage qui peut être conclu par exemple avec une filiale de la banque de l’entreprise. Attention, généralement, la société d’affacturage prévoit dans le contrat que la société conserve les risques liés au recouvrement de créances. Si, dans l’entreprise, il existe de tels types de contrats et que la nécessité de faire des relances clients s’impose, il convient de se référer à ceux-ci avant toute démarche.
Vers qui se tourner pour un recouvrement de créances
Vous connaissez maintenant l’essentiel de ce qu’il faut savoir concernant le recouvrement de créances. Comme nous le disions, mettre en place un recouvrement de créances est recommandé pour toute entreprise dès lors que l’échéance indiquée sur la facture a été dépassée. L’entreprise peut tenter un recouvrement par elle-même via des emails et des appels téléphoniques, ou bien encore faire appel à une entreprise tierce.
Il est par exemple possible de faire appel à Allianz pour mettre en place une stratégie de recouvrement efficace en passant par ce site internet.
Faire appel à une entreprise tierce comme Allianz permet de se concentrer avant tout sur ces activités, et ainsi de ne pas perdre de temps en réglant des problèmes annexes.
Cela permet également de préserver ses relations commerciales. En effet, Allianz commence toujours le travail de recouvrement de créance par une procédure à l’amiable. Souvent, les procédures à l’amiable sont suffisantes… Mais parfois malheureusement une procédure judiciaire sera nécessaire.
Le système est particulièrement efficace tout simplement parce que l’on profite de la notoriété et du réseau Allianz Trade.
Cliquez sur le lien pour savoir dans le détail comment se passe une procédure de recouvrement avec Allianz.
C.S.