La définition du besoin de formation
L'objectif d'une formation est de répondre à des besoins. De ce fait, il est particulièrement intéressant d'analyser les évolutions prévisibles et de définir les objectifs de l'entreprise. Cette analyse se fait sous deux angles : Le technique et l'organisationnel. D'un point de vue technique, il faut pouvoir réaliser une veille technologique, se tenir au courant des évolutions, évaluer les compétences nécessaires pour se positionner sur de nouveaux marchés. Sur le plan organisationnel, il faut prendre en compte la modification dans la constitution des équipes, des nouveaux entrants et des départs en retraite. De même, l'analyse organisationnelle permet d'observer les changements de processus dans l'entreprise et le développement de techniques d'amélioration continue. C'est en quelque sorte la stratégie mais aussi les projets à développer, les services de l'entreprise et les référentiels métiers qui donnent le ton sur la formation à choisir. Par exemple, le besoin d'ouvrir à la collaboration avec une joint-venture à l'étranger peut nécessiter de former les salariés à l'apprentissage d'une langue étrangère.Les outils pour recenser les besoins
Les besoins de formation ne se devinent pas : ils se recueillent. Plusieurs sources se complètent utilement.
- L'entretien professionnel, que l'employeur doit organiser à intervalles réguliers avec chaque salarié, est consacré à ses perspectives d'évolution, notamment en termes de qualifications et d'emploi. C'est un moment privilégié pour faire émerger des souhaits de formation ;
- L'entretien annuel d'évaluation, lorsqu'il existe, permet de repérer les écarts entre les compétences attendues et celles mises en œuvre ;
- Les remontées des managers, qui observent au quotidien les difficultés rencontrées, les erreurs récurrentes et les tâches que peu de personnes savent réaliser ;
- Les indicateurs de l'activité : réclamations clients, non-conformités, accidents du travail ou presque-accidents signalent parfois un besoin de formation ;
- La démarche de gestion prévisionnelle, qui croise les compétences disponibles avec les projets de l'entreprise, les départs prévisibles et les métiers en tension.
Pour une petite entreprise, une simple matrice des compétences suffit souvent : en ligne les salariés, en colonne les savoir-faire clés, et dans chaque case le niveau de maîtrise. Les cases vides ou fragiles indiquent où porter l'effort, en particulier lorsqu'une compétence critique ne repose que sur une seule personne.
Définir un objectif pour la formation choisie
Apprendre à utiliser un nouvel outil, développer des compétences ou un savoir-être des participants, donner les clés pour améliorer l'efficacité sur un savoir-faire, former à un service les nouveaux arrivants sont autant de sujets qui peuvent être un objectif de formation pour l'entreprise. Il s'agit donc à partir de ces objectifs de voir quels profils auront les participants à la formation (cadres, agents de maîtrise, salariés, ouvriers, apprentis, etc.).Rédiger des objectifs pédagogiques utiles
Un objectif de formation gagne à être formulé avec un verbe d'action observable : « être capable de paramétrer », « savoir conduire un entretien », « appliquer la procédure de consignation ». Des formulations comme « sensibiliser à » ou « découvrir » rendent l'évaluation difficile, car on ne sait pas ce que le participant doit savoir faire à l'issue de la session.
Précisez aussi les conditions de réalisation (avec quel outil, dans quelle situation) et le niveau attendu. Ce travail sert à la fois au formateur pour construire ses séquences, au manager pour vérifier l'application sur le terrain, et au salarié pour comprendre ce que l'on attend de lui.
Choisir la modalité de formation
Le choix de la modalité découle des objectifs et du public. Le présentiel reste adapté aux savoir-faire gestuels, aux mises en situation et aux sujets qui demandent des échanges nourris. Le distanciel, en classe virtuelle ou en modules en ligne, convient aux contenus théoriques et aux équipes dispersées. Les formules mixtes combinent les deux : apports en ligne en amont, puis temps collectif consacré à la pratique.
Le Code du travail reconnaît aussi l'action de formation en situation de travail (AFEST). Elle alterne des mises en situation sur le poste réel et des temps de recul avec un accompagnateur, appelés séquences réflexives. Bien adaptée aux petites structures et aux savoir-faire difficiles à formaliser, elle demande une préparation rigoureuse : analyse de l'activité, choix des situations, désignation d'un formateur ou d'un tuteur et traçabilité des séquences.
Établir le plan de formation
Si la formation est réalisée en interne, il faut pouvoir créer un tableau du déroulé de la formation comprenant les thèmes abordés et le mode d'échanges. C'est en quelque sorte l'emploi du temps de la future formation qui pourra se finir sur une vérification des acquis lors de celle-ci (test, cas pratique, etc.). Mettre en place un planning pour les apprenants se révèle essentiel pour assurer la réussite du projet, en inscrivant notamment sur le document à présenter les dates et le lieu.Préparer la logistique et informer les participants
Quelques jours avant la session, chaque participant doit recevoir une convocation précisant l'intitulé, les objectifs, les horaires, le lieu ou le lien de connexion, et les éventuels prérequis. Signalez aussi ce qu'il doit apporter et à qui s'adresser en cas d'empêchement. Pensez aux participants en situation de handicap : accessibilité de la salle, supports adaptés, rythme des pauses.
Rappelez enfin aux managers que le temps de formation doit être protégé. Une formation obligatoire, ou nécessaire à l'exercice d'une activité ou d'une fonction en application d'une règle légale ou conventionnelle, constitue du temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération. Un participant rappelé à son poste toutes les heures ne tirera rien de la session.
À ne pas confondre avec le plan de l'entreprise
Le déroulé décrit ici concerne une session de formation. Au niveau de l'entreprise, l'ensemble des actions de formation prévues pour l'année relevait autrefois du plan de formation (désormais appelé plan de développement des compétences). Ce document, que l'employeur établit librement, distingue les formations obligatoires des autres actions et sert de cadre pour prioriser les demandes et organiser le budget.
Même lorsqu'aucun formalisme n'est imposé, tenir ce plan à jour présente un intérêt pratique : il donne une vision d'ensemble des compétences que l'entreprise entretient, permet d'arbitrer entre des demandes concurrentes avec des critères connus de tous et facilite les échanges avec l'OPCO comme avec les représentants du personnel. Il aide aussi à répartir les formations dans l'année, en évitant les périodes de forte activité.
Définir un lieu pour la formation d'entreprise
Sur ce plan, le lieu peut être au sein des bureaux ou du siège de l'entreprise par exemple. Il faut pouvoir posséder dans ce cas une salle de formation adéquate pour accueillir l'ensemble des salariés. Certaines entreprises opteront pour une délocalisation, l'occasion de renforcer les liens d'un groupe, notamment, en réalisant par la même occasion un séminaire ou un team-building. Il faudra pouvoir assurer sur le matériel nécessaire comme le vidéo-projecteur, du matériel informatique (au moins pour le formateur), un tableau blanc, un paperboard à l'occasion (même si c'est un peu moins écologique et handicapant dans une démarche RSE), une connexion Wifi (si possible haut débit), du mobilier adapté pour le personnel y compris en situation de handicap.
Formateurs et budget total de la formation
Si le formateur doit avoir des connaissances réelles sur le sujet qu'il anime, il doit aussi disposer d'aptitudes pédagogiques. Si la formation se réalise sur plusieurs jours, il peut être nécessaire d'appeler plusieurs personnes pour réaliser la formation. De même, solliciter un tiers à l'entreprise sur un sujet complexe ou mal maîtrisé en interne est souvent très apprécié des stagiaires. Si le budget peut se réduire (hors sortie en formation dans une salle différente ou dans un lieu de prestige par exemple), il faudra intégrer dans le coût total les intervenants extérieurs. Pour être précis, comptabiliser le temps de non-production durant la formation est aussi un point que doit observer un contrôleur de gestion. En réalité, former ses salariés représente toujours un coût pour l'entreprise. Notez enfin que certaines formations pourront être financées par les OPCO, au cas par cas. Ajoutez à cela une communication (affiches, mails, etc.) et du temps de préparation qui limitent aussi la productivité parfois.Choisir un organisme de formation externe
Lorsque vous faites appel à un prestataire, comparez plusieurs propositions sur des critères précis : adéquation du programme à vos objectifs, expérience du formateur dans votre secteur, méthodes pédagogiques, modalités d'évaluation, possibilité d'adapter le contenu à vos cas concrets. Demandez un programme détaillé et des références de clients comparables.
Si vous souhaitez un financement par votre OPCO ou par d'autres fonds publics ou mutualisés, vérifiez que l'organisme dispose de la certification qualité Qualiopi : elle est en principe exigée pour accéder à ces financements. Une convention de formation, signée avant le démarrage, fixe les engagements de chacun : programme, durée, prix, modalités de règlement et d'annulation.
Deux formules coexistent chez la plupart des prestataires. La formation inter-entreprises réunit des participants de structures différentes sur un programme standard : elle convient lorsqu'une ou deux personnes seulement sont concernées, et elle offre l'avantage de confronter des pratiques variées. La formation intra-entreprise est organisée pour vos seuls salariés, souvent dans vos locaux : elle permet d'adapter le contenu à vos outils et à vos cas réels, et devient généralement plus économique dès que le groupe est constitué de plusieurs personnes.
Transformer vos experts internes en formateurs
Un salarié expert n'est pas automatiquement un bon pédagogue. Avant de lui confier une session, aidez-le à structurer son intervention : objectifs, déroulé, exemples, exercices, temps de questions. Une courte formation de formateur, ou l'accompagnement d'un professionnel lors de la première animation, fait souvent la différence. Valorisez aussi ce rôle : temps dégagé pour préparer, reconnaissance lors de l'entretien annuel, mention dans la fiche de poste.
Construire un budget complet et chercher les financements
Un budget de formation réaliste regroupe les coûts pédagogiques (formateur interne ou externe, supports, licences d'outils), les coûts logistiques (salle, matériel, déplacements, repas, hébergement) et le coût salarial du temps passé en formation par les participants. Ce dernier poste est souvent le plus important et le plus oublié.
Côté financement, plusieurs pistes existent selon la taille de l'entreprise et sa branche. L'OPCO peut participer au financement d'actions du plan de développement des compétences, en particulier pour les plus petites entreprises, dans la limite de ses priorités et de ses enveloppes. Le compte personnel de formation du salarié peut aussi être mobilisé pour une formation certifiante, avec son accord, éventuellement complété par un abondement de l'employeur. Les conditions évoluent régulièrement : interrogez votre conseiller OPCO avant de bâtir le plan, et non après.
Le rôle du manager avant, pendant et après la formation
Le manager direct est l'acteur qui influence le plus l'utilité d'une formation, bien plus que le choix du prestataire. Avant la session, un échange de quelques minutes avec le salarié permet de clarifier pourquoi il part en formation, ce qu'il doit en rapporter et comment il pourra l'appliquer. Ce simple échange améliore nettement l'implication du participant.
Pendant la formation, le manager organise la continuité du service pour que le salarié ne soit pas sollicité en permanence. Au retour, il crée rapidement des occasions de mettre en pratique : une mission, un dossier, un équipement nouveau à prendre en main. Une compétence qui n'est pas utilisée dans les semaines qui suivent la formation s'érode vite.
Il peut enfin inviter le salarié à partager ce qu'il a appris avec ses collègues, lors d'une réunion d'équipe ou sous forme de fiche pratique. Ce partage renforce les acquis de celui qui transmet et diffuse une partie du bénéfice à toute l'équipe.
Les obligations de l'employeur à connaître
Organiser une formation s'inscrit dans un cadre légal que tout dirigeant doit avoir en tête, quelle que soit la taille de son entreprise :
- Adapter les salariés à leur poste et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations ;
- Organiser les entretiens professionnels et réaliser périodiquement un état des lieux récapitulatif du parcours de chaque salarié ;
- Dispenser les formations à la sécurité prévues par la réglementation, notamment lors de l'embauche, d'un changement de poste ou de l'introduction d'un nouvel équipement ;
- Consulter le comité social et économique, dans les entreprises qui en sont dotées et selon les règles applicables à leur effectif, sur la politique sociale de l'entreprise, qui inclut la formation professionnelle.
Conservez la trace des formations réalisées : feuilles d'émargement, attestations, programmes. Ces documents servent en cas de contrôle, de litige ou de demande de remboursement auprès d'un financeur, et ils alimentent l'état des lieux des entretiens professionnels.
Les erreurs à éviter
- Former sans lien avec le travail réel : une formation dont le contenu ne peut pas être appliqué rapidement sur le poste s'oublie vite ;
- Constituer des groupes trop hétérogènes : débutants et confirmés dans la même salle, c'est l'ennui pour les uns et le décrochage pour les autres ;
- Oublier le manager : s'il ne connaît pas les objectifs de la formation, il ne pourra pas accompagner sa mise en pratique au retour du salarié ;
- Surcharger le programme : vouloir tout couvrir en une journée réduit le temps de pratique, qui est pourtant celui qui ancre les apprentissages ;
- Évaluer seulement la satisfaction : un questionnaire de fin de session mesure l'appréciation du moment, pas l'acquisition des compétences ni leur utilisation au travail.
Sur ce dernier point, il est utile de distinguer plusieurs niveaux d'évaluation : la réaction des participants, les connaissances acquises (test, cas pratique), le transfert sur le poste (observation, entretien avec le manager) et enfin les effets pour l'entreprise (qualité, délais, sécurité). Plus on monte dans ces niveaux, plus l'évaluation est exigeante, mais plus elle renseigne sur l'utilité réelle de la formation.