Comment organiser une formation en entreprise ?

La formation professionnelle au sein des entreprises s’inscrit largement dans une évolution qualitative et la responsabilité de l’organisation augmente au regard de l’employabilité de chacun des salariés. De nos jours, toute entreprise, et ce quel que soit son effectif, a pour obligation d’adapter ses salariés à leur poste de travail et à l’évolution de leur emploi. Par ailleurs, il est obligatoire de veiller à ce que la capacité des collaborateurs à occuper un emploi soit au rendez-vous. Enfin, il est nécessaire de faire passer certaines formations au regard de la loi comme celle concernant la sécurité. Cependant, au-delà des programmes et des financements possibles que nous observons ici, comment organiser une formation en entreprise ? C’est ce que nous voyons dans ce sujet.

La définition du besoin de formation

L’objectif d’une formation est de répondre à des besoins. De ce fait, il est particulièrement intéressant d’analyser les évolutions prévisibles et de définir les objectifs de l’entreprise. Cette analyse se fait sous deux angles : Le technique et l’organisationnel.

D’un point de vue technique, il faut pouvoir réaliser une veille technologique, se tenir au courant des évolutions, évaluer les compétences nécessaires pour se positionner sur de nouveaux marchés. Sur le plan organisationnel, il faut prendre en compte la modification dans la constitution des équipes, des nouveaux entrants et dé départs en retraite. De même, l’analyse organisationnelle permet d’observer les changements de processus dans l’entreprise et le développement de techniques d’amélioration continue.

C’est en quelque sorte la stratégie mais aussi les projets à développer, les services de l’entreprise et les référentiels métiers qui donnent le ton sur la formation à choisir. Par exemple, le besoin d’ouvrir à la collaboration avec une joint-venture à l’étranger peut nécessiter de former les salariés à l’apprentissage d’une langue étrangère.

Définir un objectif pour la formation choisie

Apprendre à utiliser un nouvel outil, développer des compétences ou un savoir-être des participants, donner les clés pour améliorer l’efficacité sur un savoir-faire, former à un service les nouveaux arrivants sont autant de sujets qui peuvent être un objectif de formation pour l’entreprise. Il s’agit donc à partir de ces objectifs de voir quels profils auront les participants à la formation (cadres, agents de maîtrise, salariés, ouvriers, apprentis, etc.).

Établir le plan de formation

Si la formation est réalisée en interne, il faut pouvoir créer un tableau du déroulé de la formation comprenant les thèmes abordés et le mode d’échanges. C’est en quelque sorte l’emploi du temps de la future formation qui pourra se finir sur une vérification des acquis lors de celle-ci (test, cas pratique, etc.). Mette en place un planning pour les apprenants se révèle essentiel pour assurer la réussite du projet, en inscrivant notamment sur le document à présenter les dates et le lieu.

Définir un lieu pour la formation d’entreprise

Sur ce plan, le lieu peut être au sein des bureaux ou du siège de l’entreprise par exemple. Il faut pouvoir posséder dans ce cas une salle de formation adéquate pour accueillir l’ensemble des salariés. Certaines entreprises opteront pour une délocalisation, l’occasion de renforcer les liens d’un groupe, notamment, en réalisant par la même occasion un séminaire ou un team-building. Il faudra pouvoir assurer sur le matériel nécessaire comme le vidéo-projecteur, du matériel informatique (au moins pour le formateur), un tableau blanc, un paperboard à l’occasion (même si c’est un peu moins écologique et handicapant dans une démarche RSE), une connexion Wifi (si possible haut débit), du mobilier adapté pour le personnel y compris en situation de handicap.

Salle de formation adaptée pour un petit groupe de salariés d’entreprise

Formateurs et budget total de la formation

Si le formateur doit avoir des connaissances réelles sur le sujet qu’il anime, il doit aussi disposer d’aptitudes pédagogiques. Si la formation se réalise sur plusieurs jours, il peut être nécessaire d’appeler plusieurs personnes pour réaliser la formation. De même, solliciter un tiers à l’entreprise sur un sujet complexe ou mal maîtrisé en interne est souvent très apprécié des stagiaires.
Si le budget peut se réduire (hors sortie en formation dans une salle différente ou dans un lieu de prestige par exemple), il faudra intégrer dans le coût total les intervenants extérieurs. Pour être précis, comptabiliser le temps de non-production durant la formation est aussi un point que doit observer un contrôleur de gestion. En réalité, former ses salariés représente toujours un coût pour l’entreprise. Notez enfin que certaines formations pourront être financées par les OPCO, au cas par cas.

Ajoutez à cela une communication (affiches, mails, etc.) et du temps de préparation qui limitent aussi la productivité parfois.

Suivi post-formation

L’organisation d’une formation ne se limite pas avant et au jour J. Après la formation, il convient de suivre les stagiaires à 6 mois et un an pour avoir une idée de la manière dont la formation leur bénéficie. On peut même envisager de prévoir des temps de visioconférences de nos jours afin de vérifier les acquis et les éventuelles nouvelles demandes de la part des salariés. Un bilan est ainsi réalisé par l’entreprise qui pourra valider la reproductibilité de l’opération le cas échéant.

X.D.