Comment mettre en place le télétravail au niveau communication ?

Si le télétravail a pu être décidé et pensé dans plusieurs entreprises bien avant l’arrivée de la nouvelle forme de Coronavirus qu’est la Covid-19, il s’est, avec cette pandémie imposé à beaucoup d’autres. Seulement voilà, si pour beaucoup d’entreprises les choses ont pu s’instaurer assez facilement, pour nombre d’entre elles, le passage du travail au télétravail pose encore de beaucoup de questions, notamment sur les solutions de communication à adopter pour que cette dernière puisse être efficace.

C’est la raison pour laquelle, après vous avoir conseillé pour mettre en place le télétravail sur le plan organisationnel et des ressources humaines, nous allons dans cet article voir comment mettre en place le télétravail sur le plan technique de la communication en utilisant les bons outils aux bons moments (pour toutes celles et tous ceux qui n’ont pas développé leurs propres outils de travail propriétaires et optimisés pour leur activité bien entendu).

Le mail, plus que jamais un puissant allié

Vous le savez aussi bien que nous, le mail n’a pas attendu l’essor du télétravail pour être un outil de communication largement utilisé dans les entreprises. Et si le télétravail a même pu dans certains cas lui porter l’estocade en déviant la communication sur d’autres canaux plus modernes et interactifs de la communication instantanée et partagée que nous allons voir ci-dessous, il n’en demeure pas moins un puissant allié dans votre communication d’entreprise, aussi bien pour la communication ascendante que pour le télémanagement. Le mail reste bien plus formel et s’il se raréfie au profit des outils que nous allons voir, il permet donc de renforcer le côté sérieux et important d’une information. Par nature, même si votre boîte de réception agrège tous vos mails chronologiquement comme un outil de communication ou une interface sur les réseaux sociaux, les boîtes mail sur des services de messagerie comme Outlook ou Thunderbird permettent aisément de classer tous vos emails de manière à cloisonner vos échanges pour vous y retrouver facilement en les triant régulièrement.

Autre élément important, le mail reste indispensable pour la traçabilité de vos échanges avec l’extérieur pour communiquer avec vos clients, fournisseurs, partenaires… qui ne seront pas nécessairement invités sur vos outils de communication interne.

Les outils de communication instantanée

Outils très pratiques pour pouvoir travailler à plusieurs en distanciel si vous vous demandez comment mettre en place le télétravail en matière de communication, les outils de travail collaboratifs. En effet, qu’ils aient été initialement prévus pour cela ou non) ces outils se sont forcément développés avec la crise sanitaire de la Covid-19 ayant poussé au travail à distance. Ces derniers sont extrêmement pratiques et permettent des communications à la fois instantanées et partagées en créant plusieurs groupes de travail et en proposant aussi des systèmes de messageries privés. De quoi centraliser votre communication interne avec toutes vos collaboratrices et tous vos collaborateurs en télétravail. Discord, Slack, Workplace… il existe une multitude d’outils de travail collaboratifs de nos jours et, sans vous en conseiller un outil plutôt qu’un autre, nous vous invitons à consulter les articles comparatifs à leur sujet pour n’en tester qu’un ou deux et gagner ainsi un maximum de temps plutôt que si vous vouliez tous les tester les uns après les autres.

Les outils de visioconférence

Et enfin, comment mettre en place le télétravail sans faire appel aux outils de visioconférence ? Si les outils de travail collaboratifs que nous avons vus au-dessus le permettent parfois, ce n’est pas toujours le cas d’une part et ce n’est pas toujours évident pour pouvoir communiquer avec des personnes de l’extérieur comme vos clients, fournisseurs ou partenaires. Nous vous conseillons donc d’utiliser une solution prévue spécifiquement pour cela comme Google Meet ou Skype par exemple.

N.O