Que sont les frais généraux ? Définition et déductibilité fiscale

Le Code Général des Impôts (CGI) distingue les différents frais et charges déductibles que sont les achats, les frais généraux, les amortissements et les provisions. Par principe, les frais généraux sont, contrairement aux amortissements notamment, des charges décaissables différentes de celles des achats et qui n’ont pas en contrepartie l’entrée d’un nouvel éléments dans l’actif de l’entreprise. On y retrouve notamment les charges externes. Zoom sur la question.

Une définition des frais généraux et de leur déductibilité fiscale

On définit les frais généraux comme des dépenses engagées en vue de l’obtention du revenu de l’entreprise se traduisant par une diminution de l’actif net de l’entreprise, en d’autres termes sa richesse. Ainsi, techniquement, on oppose les frais généraux aux dépenses d’immobilisations qui permettent de faire entrer un nouvel élément dans l’actif de l’entreprise, ces dernières augmentant le patrimoine de l’organisation. On comprend dès lors qu’il est intéressant de pouvoir étudier en détail le volume des frais généraux pour tenter de les réduire à la fois dans une optique de rentabilité et également, parfois, dans une optique d’accroissement de l’actif du bilan de la structure.

La déduction des frais généraux du résultat imposable (observable dans le compte de résultat) est subordonnées à plusieurs conditions qui sont les suivantes :

1. Les frais doivent se rattacher à la gestion normale de l’entreprise et être engagés dans l’intérêt de cette dernière. Sont ainsi exclus des frais généraux les dépenses dites somptuaires et plus généralement les dépenses à caractère personnel ;
2. Les frais constatés en comptabilité doivent être régulièrement comptabilisés et justifiés par des pièces comptables (des factures, des pièces de caisse, etc.) ;
3. Pour certains frais généraux, des relevés spéciaux sont imposés. C’est notamment le cas pour de plus fortes rémunérations, des frais de déplacements et de réception, etc. ;
4. Les frais doivent se traduire par une diminution de l’actif net de la société.

Typologie de frais généraux

Les frais généraux sont en pratique très nombreux ; En observant le Plan Comptable Général (PCG), et notamment la classe 6, on peut ainsi constater qu’il existe une nomenclature fournie. Comme précisé plus haut, les frais généraux recouvrent les charges externes (ou services extérieurs), mais aussi les impôts et taxes, les charges de personnel, les charges de gestion courante, les charges financières.

En pratique, il peut être difficile de distinguer les frais généraux des immobilisations. Ainsi, par exemple, les frais d’acquisition de titres et participations peuvent, sur option, être rattachés au coût d’acquisition des titres ou comptabilisés en charge. L’option choisie est en principe irrévocable. De même, concernant les frais d’acquisition d’immobilisations, les droits de mutation et d’enregistrement (voir notre sujet sur la fiscalité de l’entreprise individuelle), les honoraires notariaux, les commissions versées par un intermédiaire peuvent être compris dans les charges déductibles de l’exercice ou rattachées au coût d’acquisition et amortissable sur sa durée d’utilisation.

Concernant enfin les matériels et outillages de faible valeur, l’administration fiscale admet parfois par souci de simplification que ceux-ci sont à intégrer dans les frais généraux. C’est le cas pour les matériels et outillages qui, au prix d’achat Hors taxe, ne dépassent pas les 500 €. Attention toutefois, il ne faut pas qu’il y ait comptabilisation immédiate dans un compte de charges. Cette technique fiscale d’applique aussi aux logiciels et au mobilier acheté pour renouvellement courant du mobilier installé.

Concernant les dépenses effectuées aux immobilisations existantes, il existe trois catégories de dépenses :

1. Les dépenses qui entraînent une augmentation de la valeur de l’immobilisation ;
2. Les dépenses qui prolongent la durée probable d’utilisation ;
3. Les dépenses qui maintiennent un état d’élément actif sans accroître sa durée d’utilisation. C’est le cas notamment pour les travaux d’entretiens et de réparation.

En pratique, seules les dépenses maintenant un élément d’actif sans accroître sa durée d’utilisation sont considérées comme des frais généraux. Elle sont pratiquement, et fiscalement surtout, immédiatement déductibles du résultat imposable. Pour les deux autres dépenses précitées, elles sont portées à l’actif du bilan et donc amortissables.

Cas des droits d’entrée versés aux propriétaires de locaux loués

Pour clore le sujet, le droit d’entrée versé au propriétaire de locaux loués est également sujet à caution (si l’on peut dire). Un droit d’entrée, c’est une somme versée au propriétaire d’un local par le preneur lors de la conclusion d’un bail. C’est une indemnité compensatrice qui peut soit entrer dans le cadre des frais généraux (charge déductible) soit une somme décaissable donnant lieu à une immobilisation.

En général, le droit d’entrée constitue pour le propriétaire bailleur un revenu imposable à titre de supplément de loyer sauf s’il est démontré qu’il vient compenser une dépréciation de la valeur des locaux ou qu’il représente le prix de vente d’un élément incorporel de l’actif commercial du propriétaire. Pour le locataire, la solution d’affectation de la dépense est symétrique : Un droit d’entrée constitue une charge déductible (frais généraux) comprenant la déduction sur la durée du bail  à moins que cela ne corresponde au prix d’achat d’éléments incorporels (Ce qui se réalise lorsque le total du loyer et le droit d’entrée excède la valeur locative réel du local).

La réduction des frais généraux

Limiter les frais généraux est essentiel pour une entreprise, que ce soit pour des questions de rentabilité mais aussi pour montrer sa bonne santé. Lorsque vous décidez de reprendre une entreprise, ce sont des postes de dépenses que vous devez observer avec attention. Comme les frais généraux concernent de nombreux postes de l’entreprise, il va être nécessaire ici de faire des études particulières. Cela peut aller du simple changement d’un opérateur téléphonique à l’abandon de locaux au profit d’un autre.

Cela dit, avec le confinement et la COVID-19, des pratiques moins coûteuses ont vu le jour (notamment la réduction des frais de déplacements en utilisant des systèmes de visioconférences), la mutualisation de services (de logiciels notamment) entre différents postes ou encore la limitation des réunions entre salariés (avec déplacement et temps consommé non productif). Voir à propos des solution notre article sur la méthode ABC.

Il est tout à fait important en revanche de garder à l’esprit que la réduction de certains frais généraux peut entraîner, parfois, une dégradation du service  ou de la production sur le moyen terme. Un « cost kill » réfléchi est doncessentiel.

X.D.