Quels sont les outils de la GPEC ?

Afin de réussir votre entreprise, la Gestion des Ressources Humaines apparaît comme un pan indiscutablement utile au quotidien. La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences s’inscrit quant à elle dans une démarche d’optimisation mais nécessite la mise en place d’outils spécifiques sous forme informatique et logicielle. Dans ce sujet, découvrons quels outils mettre en place pour avoir une GPEC efficace et répondre à ses objectifs.

Établir un organigramme de l’entreprise ou de l’organisation

Si, pour les entreprises de petites tailles, la réalisation d’un organigramme est assez aisée, il n’en est pas forcément de même pour les belles PME et les plus grands groupes. Par principe, un organigramme a l’avantage de permettre une représentation visuelle des ressources humaines de l’entreprise en fonction des différents services, ateliers et, plus généralement, des différentes activités exercées.

Pour que l’organigramme de l’entreprise soit efficace lors des phases de recrutement ou pour mieux comprendre également la pyramide des âges de l’entité, il doit être régulièrement mis à jour et permettre un accès aussi à un autre outil de la GPEC : La fiche de poste.

Créer des fiches de postes par métiers

Il s’agit ici d’un outil de la GPEC particulièrement important mais aussi exigeant dans sa forme. On utilise la fiche de poste pour le recrutement mais aussi pour faciliter des organisations du personnel, la mobilité professionnelle, etc. La fiche de poste permet à tout employé de clarifier son activité dans l’entreprise ; Elle le permet également pour la direction, l’employeur, les RH. Si elle prend tout son sens lorsque l’on cherche à recruter de nouveaux collaborateurs, la fiche de poste, en GPEC, a aussi l’immense avantage d’être utile lors des process de l’entreprise, notamment lors des entretiens professionnels.

Pour la réaliser en bonne et due forme, l’appui de l’expérience métier des employés et du CSE est essentiel. La mise à jour régulière d’une fiche de poste, comme pour l’organigramme, s’impose afin de tenir à jour les compétences nécessaires à l’entreprise pour mener à bien ses activités. Un outil essentiel par définition en GPEC.

L’entretien annuel d’évaluation des salariés et l’entretien professionnel

Il faut considérer les obligations légales d’entretiens des salariés comme une occasion réelle pour les entreprise d’améliorer la performance tant dans le management que dans les activités exercées. Avec cet outil de la GPEC, il est ainsi de vérifier l’adéquation des compétences nécessaires avec celle du salarié en poste. On peut opérer cet entretien annuel de manière quasi-automatisé en utilisant des logiciels RH adaptés et créer des bilans réguliers pour les différents collaborateurs d’un service donné ou de l’ensemble de l’entreprise.

Un entretien annuel est un moyen idoine pour observer et faire remonter les forces et faiblesses des différents services au sein d’un groupe ou d’une grande entreprise par exemple. Là encore, c’est un outil majeur de la GPEC.

Lorsque vous faites un entretien professionnel, qui est différent de l’entretien annuel, songez à voir les évolutions possibles du salarié avec lui (les promotions, évolutions de poste, la mobilité, etc.). C’est ici un outil différent mais particulièrement utile aussi pour avoir une réflexion sur les compétences globales de l’entreprise, sur ses besoins de formation également.

Obtenez le ressenti de vos salariés sur le fonctionnement mais aussi sur les outils et compétences nécessaires et adaptez à cette occasion votre plan de formation au besoin !

Établir un référentiel des compétences

Pour tous les postes de salariés de l’entreprise, on réalise une fiche de poste. Ces dernières permettent de mettre en exergue les compétences nécessaires pour réaliser à bien les missions. Mais pour aller plus loin, en particulier dans les PME et Grands Groupes, il convient d’extraire ces compétences afin de les recenser dans un document référentiel. Cela permet de décliner l’ensemble des activité et de les communiquer également auprès des différents services et métiers existants.

Qui fait quoi et avec quelles compétences ? Quelle valeur ajoutée a l’entreprise en la matière ? Le référentiel des compétences peut tout à fait refléter un champ de compétences très important qui sera utile pour les phases de recrutement ou de renouvellement du personnel en raison de départs. Là encore, impossible de se passer d’un tel outil pour la GPEC des Grands Groupes.

Formation et plan de de développement des compétences

Pour assurer sa sérénité, une entreprise doit préparer la formation individuelle et collective de ses salariés. Pour cela, plutôt que de parler de plan de formation, on évoque aujourd’hui le plan de développement des compétences. Pour rester compétitif, le capital humain doit être formé afin de suivre les évolutions technologiques et les besoins organisationnels d’une entreprise. Nous l’avons déjà évoqué à plusieurs reprises, il s’agit ici d’un facteur de motivation important pour un collaborateur d’avoir accès à des formations utiles à son épanouissement professionnel (et même personnel). Une entreprise pourra donc mettre en place des formation mais aussi l’accès au bilan de compétences et  la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience).

Miser sur la formation des salariés, c’est miser sur le capital humain de l’entreprise dans une perspective d’avenir et de développement. On parle ainsi plus facilement de développement des compétences plutôt que de maintien de celles-ci en GPEC aujourd’hui.

X.D.

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